Productividad para traductores

¿Cuántas veces perdéis la concentración en un día normal de trabajo? ¿Cuántas veces os entra el pánico viendo cómo no vais a ser capaces de cumplir con el plazo que el cliente os exige? ¿Cuántas veces tenéis innumerables tareas para hacer y no sabéis cómo gestionar ese flujo de trabajo? Imaginad que os pasa todo esto cuando tenéis un mal día, no habéis dormido bien o simplemente estáis algo “espesos”. Una de las soluciones a esos problemas pasa por mejorar la productividad porque para mejorar el equilibrio entre el tiempo que dedicamos a nuestro trabajo y el que dedicamos a la vida (lo que llaman en inglés “work-life balance”) tenemos que ser más productivos y organizados en el trabajo.

La gestión del tiempo. Intenta llevar un control del tiempo que dedicas a cada proyecto o encargo. Una aplicación muy sencilla y útil es timeEdition, se trata de un reloj que se puede pausar y poner en marcha en cualquier momento, además se para solo cuando detecta inactividad. Es especialmente útil porque, gracias a sus diferentes opciones, se puede llevar un seguimiento del tiempo que dedicamos a cada cliente, a cada proyecto de un mismo cliente, y a cada tarea dentro del proyecto.

Con el auge de los dispositivos móviles inteligentes y los ordenadores tipo tablet también estamos viendo un gran auge de “Apps” para las principales plataformas (Android, IPhone, BlackBerry y Microsoft). En el mercado de Apps de Google, por ejemplo, existen diversos programas de gestión bajo las rúbricas “Calendar & Scheduling” y “Productivity” entre los que destacamos timetag.it, una herramienta que se integra al calendario de Google y compara el tiempo estimado con el tiempo incurrido en proyectos y Checker Plus for Google Calendar para recibir avisos en el escritorio sobre tareas, citas, reuniones, etc. (incluso sin conexión a Internet).

En relación con este tema, existe también la Técnica Pomodoro cuyo objetivo principal es aumentar la capacidad de atención. Se trata de dividir el flujo de trabajo en bloques de 25 minutos y hacer un descanso de 5 minutos entre bloques. A mí me daba cierta desconfianza al principio, pero, después de probarla, creo que es especialmente útil si uno la adapta a sus necesidades, es decir, se hacen bloques más cortos o más largos según la tarea que se esté realizando y se utiliza sobre todo en días en que sentimos falta de concentración. No hay por qué aplicarla de forma sistemática ni verla como algo impuesto, sino como un método que ayuda a gestionar nuestra atención en determinados momentos. Otra ventaja es que es muy fácil y rápido de poner en práctica, ya que solo se necesita un temporizador. Aquí tenéis una lista con aplicaciones web que ya vienen preparadas con los tiempos de trabajo y pausa.

Establecerse una rutina de trabajo es útil sobre todo cuando eres freelance y trabajas en casa. Existe la tentación de trabajar cuando a uno le apetece sin seguir una determinada rutina, pero eso puede hacernos menos eficientes y perjudicar nuestra productividad. Por eso algunos prefieren fijarse una rutina (más o menos flexible) de trabajo en la que reservan determinados momentos para hacer tareas administrativas u otras que no estén directamente relacionadas con la traducción. Esto aporta una estructura a nuestro día de trabajo y nos ayuda a concentrarnos mejor.

Las tareas administrativas pueden convertirse en una pesadilla si no se gestionan de forma adecuada. Lo más importante es, como hemos dicho anteriormente, fijar momentos en los que podemos dedicarnos a ellas e intentar que interfieran lo menos posible en otras tareas.

Organización de los archivos y el escritorio:

Un aspecto importante es mantener todos los archivos bien organizados, de forma que sepamos dónde buscar cuando necesitemos algo. Existen algunas aplicaciones que nos ayudan a organizar el escritorio como Fences o SE-DesktopConstructor.

Herramientas de facturación:

Existen muchas herramientas y programas que nos pueden ayudar, por ejemplo la herramienta de facturación de ProZ.com, para crear, enviar y tener organizadas las facturas. Un programa de gestión bastante completo para traductores autónomos es Translation Office 3000, se puede probar de forma gratuita durante 30 días o comprar desde 39,20 euros. Con él se puede gestionar todo el trabajo administrativo: llevar un control de clientes, proyectos, tareas, presupuestos, facturación, etc., lo que supone un ahorro considerable de tiempo y, además, es muy fácil de utilizar. También recomendamos 4visionsmanager para llevar un seguimiento de la gestión empresarial.

Entrando ya en la tarea de traducir propiamente dicha, podemos potenciar nuestra productividad si tenemos en cuenta estos dos consejos:

Dominar la informática. Nuestra principal herramienta de trabajo es el ordenador, por tanto, la informática ha de ser nuestra principal aliada. Se podría escribir un artículo aparte sobre este tema, pero aquí vamos a destacar únicamente dos de los aspectos que consideramos más importantes:

En primer lugar, mejorar la velocidad de mecanografiado. Con 13 años, tuve la suerte de que mi madre me inscribió en un curso de mecanografía, sí, de esos que se hacían con máquinas de escribir y que, tras pasar 3 niveles, te daban un certificado de la Real Sociedad Económica Matritense de Amigos del País. En aquellos días apenas sabía utilizar un ordenador y no me imaginaba lo agradecida que estaría años después de haberlo hecho. Si algunos todavía encontráis dificultades a la hora de utilizar todos los dedos en el teclado o para los que queráis mejorar la velocidad de mecanografiado, existen varias aplicaciones en línea para practicar. Una aplicación divertida y simpática es la de la BBC, desarrollado para los escolares británicos: http://www.bbc.co.uk/schools/typing/

Otro truco importante para hacer más eficiente nuestro trabajo con el ordenador es interiorizar algunos de los atajos o combinaciones de teclas más útiles. Existen muchas listas en Internet, como estos Keyboard Shortcuts for Windows and Word for Translators o estos atajos de teclado para traductores de Pablo Muñoz. Si eres de los que les cuesta y no quieren aprenderse una lista de memoria, intenta poner en práctica dos nuevos cada día, quédate con los que te resulten útiles y desecha los demás; al final habrás interiorizado una larga lista que podrás utilizar de forma sistemática sin ni siquiera darte cuenta. A modo de ejemplo, algunos de los que yo utilizo miles de veces al día son: CTRL+C (copiar), CTRL+V (pegar), CTLR+Z (deshacer), CTRL+G (guardar), CTRL+F (buscar), INICIO+D (mostrar/ocultar el escritorio). Por otra parte, si hay algún símbolo que utilizas muy a menudo en Word y no te apetece estar yendo todo el tiempo a Insertar>símbolo o la combinación de teclas asignada por defecto no te gusta, solo tienes que elegir el símbolo y darle a «Teclas», os aparecerá la ventana «Personalizar teclado», teclea tu atajo personalizado en «Nueva tecla de método abreviado» y haz clic en «Asignar».

Seguir formándose. Asiste a cursos, talleres, conferencias, charlas, etc. AulaSIC y Cálamo & Cran tienen cursos especializados (presenciales y a distancia) muy interesantes para traductores, como este Curso presencial de Productividad en Traducción que se impartió en AulaSic a principios de febrero y que es probable que repitan más adelante. Aquí puedes leer un resumen del curso impartido por Xosé Castro a finales de noviembre en Córdoba: Informática productiva para traductores. Y si el tema de la productividad te interesa especialmente, puedes especializarte con este Posgrado de Productividad en la Traducción (Universidad Alfonso X el Sabio).

Algunos piensan que el hecho de trabajar rápido está reñido con la calidad. Precisamente la productividad consiste en encontrar el modo de trabajar más rápido y de forma más eficiente intentando mantener o incrementar la calidad.

Sin embargo, todos sabemos que mejorar la productividad no es fácil y requiere una cierta inversión. Esta puede ser económica (comprar software nuevo, por ejemplo) o de tiempo (aprender a utilizar un programa nuevo o acostumbrarse a nuevos hábitos). Aunque parezca que esas inversiones no merecen la pena, es muy probable que sus resultados te ahorren tiempo y dinero a largo plazo.

DIÁLOGO KATY COWAN – LEON HUNTER SOBRE LA PRODUCTIVIDAD.

Hace unas semanas descubrimos un interesantísimo artículo sobre productividad escrito por Katy Cowan, publicado en la edición online de The Guardian, el cual nos inspiró para escribir esta entrada. Estos son algunos de sus consejos, que nosotros hemos interiorizado y ampliado con consejos adicionales y os presentamos los consejos de la autora y los de Leon Hunter en forma de diálogo imaginario:

KATY: Desayuna sano: si apenas desayunas o simplemente te lo saltas, te sentirás más cansado y distraído.

LH: Recientemente se ha puesto de moda lo que llaman la dieta “LOW GI” y ya se pueden comprar en supermercados y herbolarios muchos productos adaptados a esta dieta. Se dice que estos alimentos, como los tradicionales copos de avena (porridge o gachas) liberan el azúcar al torrente sanguíneo de forma más lenta y, como consecuencia, se mantienen nuestros niveles de energía durante más tiempo. Además, también nos ayuda a adelgazar porque se mantiene la sensación de saciedad.

KATY: Duerme bien: te hará sentir más productivo al día siguiente. Si tienes asuntos pendientes en la cabeza que no te dejan dormir, apunta todo en una libreta y te sentirás más relajado.

LH: Una especialidad médica poco conocida es la del sueño. En España tenemos ya muy buenas unidades del sueño en hospitales. Estos profesionales pueden realizar un análisis muy completo (en algunos casos con pernoctación en la clínica) y suelen realizar pruebas de sangre para ver todas las causas de una falta de sueño o insomnio. Estos profesionales están muy al día de los avances e incluso analizan la existencia de enfermedades poco conocidas como la fatiga crónica, la candidiasis, la fibromialgia o los niveles bajos de vitamina B12.

KATY: Haz ejercicio a diario: aunque solo sea un paseo de media hora, te ayudará a despejar la mente y te sentirás mejor.

LH: Existen diferentes velocidades de paseo y se dice que pasear a marcha rápida quema lo mismo que el footing, unas 300 calorías por hora.

KATY: Sal a la calle: una buena dosis de aire fresco y ver luz de sol te ayudarán a aliviar el estrés y así ser más productivo cuando vuelvas a sentarte delante del ordenador.

LH: Si no puedes salir en un día determinado existen unas lámparas especiales que reproducen el efecto solar y están indicadas para personas que viven en climas con poco sol o personas que salen poco a la calle. Se utilizan en el tratamiento del trastorno afectivo estacional y los trastornos del sueño circadianos. Son especialmente beneficiosas por la mañana para que el cerebro se ajuste al nuevo día y reciba la dosis de luz que necesita para el despertar.

KATY: Haz una lista de tareas: apunta las tareas pendientes (ya sea en un post-it, pizarrita, calendario o aplicación web), eso te hará tener una visión más realista de lo que tienes que hacer. Intenta empezar con las tareas más difíciles, te sentirás más optimista una vez terminadas, y eso potenciará tu productividad.

LH: Existen diversas herramientas online para crear los llamados “to-do lists”. En esta web hablan de algunas de las principales.

KATY: Fíjate plazos: imponte un plazo para cada una de las tareas pendientes, evitarás perder el tiempo en otras cosas.

LH: No suele ser un problema para los traductores autónomos la fijación de plazos… Para eso ya tenemos a las agencias con el látigo. Sin embargo, puede ser importante fijarse plazos para hacer cosas personales como ir a la peluquería o llamar al médico y que no nos encontremos a las 8 de la tarde sin haber hecho lo que pretendíamos hacer y ya con todo cerrado. Recomiendo crear pequeñas alertas de correo o de teléfono móvil para tareas personales muy importantes.

KATY: Controla el uso del correo: limita el tiempo que pasas mirando el correo, fija unos momentos a lo largo del día para esta tarea (por ejemplo: a las 8 y a las 12 de la mañana).

LH: El uso de dispositivos como la BlackBerry ha revolucionado el correo electrónico pero, sin embargo, nos ha hecho más esclavos del correo. Algunos dispositivos nos mantienen en constante alerta con pitidos y avisos. Recomiendo apagar el sonido (sound off) y desconectar del correo electrónico unas horas al día.

KATY: Limita el uso de las redes sociales: al igual que con el correo, abre tu cuenta de Facebook, Twitter o LinkedIn solo a ciertas horas del día y limita el tiempo que pasas en ellas.

LH: También es posible unir las redes sociales en una sola aplicación que permita actualizarlas todas a la vez como Tweet Deck o Hoot Suite. El uso de una Smart Phone también nos puede ayudar si, por ejemplo, solo actualizamos Twitter en los viajes en autobús o en horas muertas.

KATY: Utiliza herramientas anti-distracción: si realmente te cuesta poner en práctica el consejo anterior, o simplemente te distraes mucho con Internet, prueba Freedom, una aplicación que te bloquea el acceso a Internet durante ocho horas, o SelfControl, que te bloquea solo las páginas webs que tú elijas durante un periodo de tiempo determinado.

LH: Y apaga el móvil…

KATY: Evita hacer más de una tarea a la vez: evita hacer muchas tareas a la vez, te concentrarás más si te dedicas solo a una cosa antes de empezar con la siguiente.

LH: Sin embargo, hay muchas personas que son capaces de realizar varias tareas a la vez (supuestamente las mujeres tienen más capacidad que los hombres) y un perfil valorado por las empresas son los profesionales con capacidad para el llamado “multitasking”.

KATY: Divide los proyectos grandes en partes: cuando tengas un proyecto grande entre manos, intenta dividirlo en tareas más pequeñas, haz una lista y ve tachando de una en una según las vayas acabando.

LH: Esto es un consejo muy útil para gestión del tiempo. Tuve la suerte de ir a unas sesiones de psicoterapia en la universidad en la Unidad Clínica de la Complutense, que es para estudiantes y es más económica que una terapia a precio de mercado. Me enseñaron, como medio de reducir el estrés, la organización del tiempo. Es muy útil pero te puedes convertir también en “esclavo de las listas” si se dividen y sub-dividen las tareas en demasiadas listas.

KATY: Si te atascas, pasa a otra cosa: si te ves incapaz de avanzar en un determinado proyecto o tarea, tómate un descanso, mira la lista de tareas y empieza una nueva; quizá te sientas más capacitado para esa tarea difícil en otro momento.

LH: También dicen que hay que empezar con la tarea más difícil primero porque si no la vamos aplazando indefinidamente y nunca la hacemos… Me pasa a mí con las revisiones de traducciones que me cuestan: mejor empezar con la más difícil primero para que no pase al “purgatorio” de las traducciones sin terminar indefinidamente.

KATY: Elimina el ruido de fondo: si hay mucho ruido en tu ambiente de trabajo, y eso hace que te distraigas, ponte unos cascos y, si te gusta escuchar música mientras trabajas, intenta que sea algo tranquilo que no te desconcentre.

LH: Sobre la música de fondo hay una entrada muy buena de Pablo Muñoz. La elección de música depende mucho de cada uno. En mi caso, escucho frecuentemente Dubstep, una música muy estridente y marchosa cuando quiero avanzar deprisa con un proyecto.

KATY: Ordena tu mesa de trabajo: un ambiente de trabajo ordenado te ayudará a mantener la mente organizada también, y eso te hará ser más productivo en el día a día.

LH: Me parece fundamental la limpieza no solo de la mesa de trabajo sino de la casa en general. Si no puedes limpiar tú, piensa si te convendría contratar a una persona externa. En España se están produciendo cambios legislativos pero una de las ventajas es que las agencias de contratación temporal de personal de limpieza están viendo un auge y resulta fácil contratar a alguien por unas pocas horas pagando todos los impuestos y seguros (se encarga la agencia de personal doméstico) – desde 11 euros a la hora según un reciente programa de televisión.

KATY: Anota lo que te distrae: si, a pesar de todo, sigues insatisfecho con tu nivel de productividad, anota diariamente todo aquello que crees que te ha distraído, al poco tiempo descubrirás cosas que se repiten y que, por tanto, tienes que corregir.

LH: Una idea – quizás mejor para los traductores freelance es crear un Excel con los proyectos que hacemos, el tiempo y la facturación de cada trabajo. Esto nos ayudará a ver los trabajos más productivos (aquellos en los que pasamos menos tiempo y ganamos más) y los menos productivos para nosotros (aquellos en los pasamos gran cantidad de horas pero facturamos poco). En el Excel también habrá que incluir todo el tiempo dedicado a facturación, gestión del correo, glosarios, memorias de traducción, etc. Muy pronto sabremos a qué cliente o clientes tenemos que dejar porque nos consumen excesivo tiempo y no nos resultan rentables o tendremos que tomar medidas con el cliente como pedirle que reduzca el número de correos que nos manda, o ver si la pérdida de tiempo se produce porque el cliente nos solicita tareas adicionales (líneas de más, revisiones, gestiones) que introduce en el mismo proyecto y que nos consumen tiempo. Anota todo y toma medidas con la información en la mano y si un cliente te está distrayendo con tareas adicionales que incorpora en un proyecto, propón una  facturación  aparte de esos extras.

 

6 comments

  1. leonhunter says:

    ¡Pues ya nos contarás qué sistema usas, Jordi! ¡Qué a nosotros también nos viene fenomenal incrementar la productividad!
    Leon Hunter

  2. En su día probé lo del método Pommodoro, pero no conseguí que me funcionara. Probaré de nuevo, a ver si me centro.

    Tengo un complemento para el navegador para controlar el tiempo invertido en tareas, pero a veces se me olvida activarlo y pararlo y deja de ser útil. A ver si encuentro uno que se quede flotando en un sitio siempre visible, pero sin molestar.

    Por lo demás, excelentes consejos. Ser productivos es vital para diferenciarnos y no trabajar de más.

  3. Vanessa says:

    Muchas gracias por el comentario. En cuanto a los programas de mecanografía, prueba Mecanet, tiene veinte lecciones e incluye un teclado en el que se colorea la siguiente tecla que tienes que pulsar y un dibujito de unas manos en el que se indica el dedo que tienes que usar. Además incluye juegos. ¡Espero que te sirva!

  4. Excelente y muy “productiva” entrada. Va ahora mismo para mi pagína FB docente http://on.fb.me/A5uQ79 como lectura obligatoria para todo mi alumnado de licenciatura (todavía los hay) y de grado en Traducción e Interpretación.
    Soy también de los que escriben con todos los dedos y sin mirar nunca al teclado. Aprendí en un curso de mecanografía a principios de los ochenta. Todavía recuerdo la fuerza que había que darle a cada tecla para escribir algo y el sonido inconfundible de la máquina de escribir. Cuando tuve mi primer teclado de ordenador entre las manos (un Macintosh Plus) me decían que fuera más suave con las teclas o las iba a romper. Los que tenemos hijos echamos mucho de menos un curso de mecanografía tan divertido como el que mencionas de la BBC pero para teclados “qwerty” españoles (es decir, con nuestra querida “ñ” incluida, vamos). ¿Alguien conoce alguno?

  5. Muy interesante y completo, Leo. Gracias por compartir todo esta recopilación de consejos sobre productividad. Me anoto un par de las herramientas que recomiendas para ir probándolas, especialmente el tema del reloj para controlar el tiempo invertido en cada tarea. Mi mujer y yo trabajamos juntos y, en ocasiones, resulta difícil saber cuánto tiempo ha dedicado cada una al proyecto. Tenemos que estar anotando en papelitos que se pierden con facilidad o preguntarnos el uno al otro ¿a qué hora empezaste con la traducción? ¿y tú, a qué hora terminaste la revisión? En fin, muy complicado.

    Un abrazo,
    Fernando.

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