Escribir un correo electrónico puede ser un verdadero quebradero de cabeza. En realidad, hay pocas diferencias entre el correo convencional y el electrónico en lo que concierne a su estructura; como las nuevas generaciones no han —o no hemos— tenido la necesidad de comunicarnos por carta, es frecuente que surjan problemas derivados de la estructura del correo, de cómo referirnos a nuestro destinatario o del registro que tengamos que usar.
Un correo electrónico se divide, por norma general, en varios apartados: el destinatario, el asunto, el cuerpo, los archivos adjuntos y la firma. En estas líneas nos vamos a centrar sobre todo en lo que respecta al cuerpo del correo, aunque no descartaremos hacer referencia al resto de elementos.
Encabezamiento
Cuando enviamos un correo, lo primero que debemos tener en cuenta es a quién se lo vamos a enviar. Y este hecho no tiene que ver solamente con escribir la dirección de correo del destinatario, sino, sobre todo, en saber quién es, porque esto hará que el cuerpo del correo sea de una forma u otra.
Así pues, si el destinatario de nuestro correo es alguien cercano —un familiar, un amigo, etc.—, podemos usar un registro más coloquial. En nuestro encabezado, podremos saludar de diferentes maneras:
Hola:
Hola, Luis:
Buenas tardes, María:
Como puedes ver, si el correo empieza con un Hola, e inmediatamente escribes el nombre del destinatario, tienes que poner necesariamente la coma del vocativo. Como ya te explicamos en este artículo, omitir la coma del vocativo —aunque esté muy extendido hacerlo— es una falta de ortografía. Y coincidiremos en que nadie quiere comenzar su correo con faltas de ortografía.
#RAEconsultas Estimados tuiteros: Después del saludo en cartas y correos electrónicos, en español no debe escribirse coma, sino dos puntos.
— RAE (@RAEinforma) 14 de febrero de 2013
También hay que fijarse en que el encabezamiento en las cartas escritas en español se cierra con dos puntos. Aunque seguramente hayas leído correos en los que el encabezamiento se cierra con una coma, lo correcto es hacerlo con dos puntos, tal y como queda recogido en el Diccionario panhispánico de dudas:
[Los dos puntos] se emplean tras las fórmulas de saludo en el encabezamiento de cartas y documentos. En este caso, la palabra que sigue a los dos puntos, y que inicia el cuerpo de la carta, se escribe con inicial mayúscula y en renglón aparte: Muy señor mío: / Le agradeceré que en el plazo más breve posible… Es costumbre anglosajona, que debe evitarse en español, utilizar la coma en lugar de los dos puntos: Querido amigo, / Te escribo esta carta para comunicarte…
Si el destinatario de nuestro correo electrónico requiere que escribamos en un registro más formal, podemos utilizar fórmulas para el encabezamiento como las siguientes:
Estimado profesor:
Estimada señora Laura:
Apreciado Javier:
Por norma general, estas fórmulas suelen ser válidas en la mayoría de ocasiones, pues el correo electrónico no es el medio de comunicación más formal. Por ello, es poco frecuente encontrar fórmulas como Excelentísimo señor o Muy señor mío en un correo electrónico.
El cuerpo de texto
En el cuerpo del correo es pertinente especificar cuál es el motivo por el que se escribe tal correo —aunque previamente lo hayamos especificado en el asunto—.
Además, como ya se ha mencionado, el cuerpo se inicia con mayúscula inicial, a pesar de que la palabra vaya precedida de dos puntos. Por lo general, en el cuerpo de texto podemos extendernos cuanto queramos (aunque seguro que nuestro destinatario agradece que seamos lo más escuetos y concisos que podamos).
Con respecto al uso de las cursivas, negritas y subrayados, resulta pertinente utilizarlos únicamente cuando sea necesario. Por ejemplo:
Estimado profesor:
Le escribo para hacerle saber que ya he recogido su obra El valor económico…
Las fórmulas de despedida
Tras el cuerpo de texto es necesario que nos despidamos correctamente. Y, para ello, primeramente podemos agradecer a nuestro destinatario su atención con fórmulas como Muchas gracias por tu atención o Gracias de antemano. En la despedida sí podemos emplear despedidas como las siguientes:
Atentamente,
Reciba un cordial saludo.
Un afectuoso saludo,
Un saludo,
Como ya habrás advertido, tras la fórmula de despedida se puede escribir una coma o punto y aparte. Por lo general, la coma se emplea cuando la fórmula de despedida no lleva verbo, como en Un saludo o en Atentamente.
@valocor Entre la palabra «atentamente» y la firma es adecuado poner una coma.
— Fundéu BBVA (@Fundeu) 6 de junio de 2013
Cuando en la despedida sí empleamos un verbo, como ocurre en Reciba un cordial saludo o en Te mando un saludo, lo correcto es acabar con un punto.
@AleSupert #RAEconsultas Cuando la despedida no contiene un verbo, se separa de la firma del correo con coma: Atentamente, Juan Pérez
— RAE (@RAEinforma) 14 de febrero de 2013
La firma
Tras la despedida debe aparecer nuestra firma. Y aquí podemos recurrir a las firmas personalizadas. Los servicios de correo electrónico permiten que programemos una firma para que aparezca automáticamente al enviar un correo, en la que necesariamente se deberá especificar nuestro nombre y, adicionalmente, nuestra ocupación y dirección de contacto. Es importante remarcar, además, que no debe ponerse punto tras la firma. Así, la despedida de un correo (nótese que hemos evitado el uso de la voz e-mail) debería quedar así:
Un saludo,
Vicente
Reciba un cordial saludo.
María
En definitiva, estos son tan solo algunos consejos que se pueden seguir a la hora de redactar un correo electrónico, y están basados tanto en las recomendaciones ortotipográficas de la RAE y la Fundéu como en la experiencia personal de quien escribe estas líneas.
