La Apostilla de la Haya

Orígenes de la Apostilla

El 5 de octubre de 1961 se firmó en La Haya el conocido como Convenio de la Haya (denominado en ocasiones indistintamente “Convención de la Haya”), que entró en vigor en España el 25 de septiembre de 2008. Hasta ese momento, para legalizar documentos pertenecientes a un país diferente a aquel en el que se pretendían validar, era necesario realizar trámites de legalización diplomática y consular. Sin embargo,  en este Convenio se configuró la Apostilla, expedida por la autoridad competente del Estado del que procedía el documento como único requisito exigible para legalizar documentos a ojos de otros Estados signatarios del Convenio.

Modelo de la traducción: en la página anterior aparece la traducción estándar del texto, que nos sirve para replicar el contenido en otro idioma:

¿Qué certifica la apostilla?

La Apostilla certifica exclusivamente la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, de haberlo, la identidad del sello o timbre del que el documento público esté revestido, pero nunca el contenido del documento para el cual se expidió. A pesar de que muchos lo crean, la apostilla no certifica la validez ni la autenticidad del documento original, solo la firma del mismo y aquí mostramos unos ejemplos de apostillas en los que se dice que no se hacen responsables del contenido del documento

¿En qué idiomas se emite la Apostilla?

 

A pesar de que en el encabezado de la Apostilla siempre figura el nombre del Convenio de la Haya  en francés (“Convention de La Haye du 5 octobre 1961”), el Convenio regula únicamente el contenido de la Apostilla, y solo indica en relación con las lenguas de emisión que la Apostilla podrá redactarse en la lengua oficial de la autoridad que la expida. Esto significa que cada Estado signatario redactará sus Apostillas en su propio idioma oficial. Varios traducciones del texto oficial de la Apostilla y están disponibles en la página web oficial del Convenio de la Haya (Sección Apostilla).

La apostilla en España: nuevo decreto

Desde la entrada en vigor del Convenio, el funcionamiento de la Apostilla en España ha estado regulado por el Real Decreto 2433/1978, de 2 de octubre. Sin embargo, tras la Constitución Española de 1978 y los cambios en la estructura territorial del Estado que trajo consigo, las circunstancias obligaron a una reordenación de las autoridades encargadas de apostillar.

Por este motivo, se establece un nuevo decreto que introduce la novedad de la Apostilla emitida en soporte electrónico, para los documentos públicos judiciales y administrativos, que les confiere la misma validez que la versión en soporte papel.  Para su administración y control se crea, por la Orden JUS/1207/2011 de 4 de mayo, el Registro Electrónico de Apostillas del Ministerio de Justicia.

Necesito apostillar un documento… ¿Cómo lo hago?

Según informa en su página web el Ministerio de Justicia del Gobierno de España, la Apostilla de la Haya la puede solicitar cualquier persona portadora de un documento publico cuya autenticidad desee certificar.

En el caso de Apostillas en formato electrónico, el ciudadano, después de hacer la solicitud ante la Autoridad Competente correspondiente, podrá descargarse la Apostilla a través de la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia.

Por tanto, necesitará:

• La solicitud debidamente cumplimentada  + una fotocopia
  Puede encontrar el formulario de solicitud aquí.
• Abonar las tasas correspondientes en el banco o caja de ahorros. Aquí podrá encontrar el formulario de las tasas.
  Una fotocopia de su NIF, NIE o pasaporte +  el documento.
• El documento o justificante / acreditación de emisión del mismo que necesita apostillar + una fotocopia.

Nótese que en algunos casos la documentación a apostillar consta de más de un documento, y es necesario apostillar cada uno de ellos. Un ejemplo de lo anterior son los títulos universitarios: para obtener la convalidación de estudios universitarios en un país extranjero será necesario presentar tanto el certificado del título (o justificante de emisión del mismo), como la certificación académica personal (extracto de notas), y cada uno de ellos deberá llevar su correspondiente Apostilla.

Autoridades Competentes

En la actualidad se está realizado el despliegue técnico que permitirá emitir Apostillas según lo indicado en el Real Decreto 1497/2011, de 24 de octubre por el que se determinan los funcionarios y autoridades competentes para realizar la legalización única o Apostilla prevista por el Convenio XII de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, de 5 de octubre de 1961. Hasta la completa implantación de dichos medios, dependiendo de la naturaleza del documento público de que se trate, en España se podrá acudir a las «Autoridades apostillantes«, según lo dispuesto en a las siguientes reglas:

Dependiendo de la naturaleza del documento público de que se trate, en España son tres las «Autoridades apostillantes», cuya competencia para cada caso en particular se establece acudiendo a las siguientes reglas:

1.- Para apostillar documentos emitidos por autoridades judiciales: la autoridad apostillante competente es el Secretario de la Sala de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de la Comunidad Autónoma correspondiente.

Así, el Secretario de la Sala de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia podrá apostillar documentos tales como autos, sentencias y demás providencias emanadas de cualquier autoridad judicial, de cualquier instancia (Juzgados, Audiencias Provinciales, Tribunales Superiores de Justicia) y de todas las ramas de la jurisdicción (civil, penal, social, contencioso administrativa, etc.).

Además los Secretarios de las Salas de Gobierno son también la autoridad competente para apostillar los documentos administrativos expedidos por los órganos propios de su Comunidad Autónoma (con excepción de los documentos académicos oficiales) y también los documentos expedidos por las Entidades Locales de la Comunidad Autónoma.

Datos de contacto de Secretarias de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia:

• Andalucía: Pza. Nueva. 18071. Granada. Tfno. 958 00 26 12.-958 00 27 34.
• Ceuta: Edif. Ceuta-Center. C/ Padilla S/N. 2ª Plta. 51071 Ceuta. Tlf. 856 20 07 48.
• Melilla: Edif. V Centenario. Torre Norte 13ª Plta. 52001 Melilla. 952 69 89 64
• Aragón: C/ Coso, 1. 50071. Zaragoza. Tfno. 976 20 83 92.
• Asturias: Plaza Porlier, 3. 33071. Oviedo. Tfno. 985 98 84 06.
• Baleares: Plaça des Mercat, 12. 07071. Palma de Mallorca. Tfno. 971 72 33 69.
• Canarias: Pza. San Agustín, 6 Vegueta. 35071. Las Palmas de Gran Canaria. Tfno. 928 32 50 00.
• Cantabria: Avda. Pedro San Martín, s/n. 39071. Santander. Tfno. 942 35 71 18.
• Castilla la Mancha: C/ San Agustín, 1. 02071. Albacete. Tfno. 967 59 65 09.
• Castilla y León: C/ San Juan, 2. 09071. Burgos. 947 25 96 62/63.
• Cataluña: Pº. Lluís Companys, 14-16. 08071. Barcelona. Tfno. 900 90 12 34.
• Comunidad Valenciana: C/ Palacio de Justicia, s/n. 46071. Valencia. Tfno. 963 87 69 22.
• Extremadura: C/ Peña s/n. 10071. Cáceres. Tfno. 927 62 02 05.
• Galicia: Pza. Galicia, s/n. 15071. La Coruña. Tfno. 981 18 22 98.
• La Rioja: C/ Víctor Pradera, 2. 26001. Logroño. Tfno. 941 29 64 00/01.
• Madrid: General Castaños, 1. 28071. Madrid. Tfno. 91 493 49 34.
• Murcia: Pº Ronda de Garay, 5. 30003. Murcia. Tfno. 968 22 91 02/30.
• Navarra: C/ San Roque, 4. 31071. Pamplona. Tfno. 848 42 40 58/60.
• País Vasco: C/ Barroeta Aldamar, 10. 48001. Bilbao. Tfno. 944 01 66 53.

2.- Documentos autorizados notarialmente y documentos privados cuyas firmas hayan sido legitimadas por Notario:

• La autoridad apostillante competente será el Decano del Colegio Notarial respectivo o miembro de su Junta Directiva.

3.- Para apostillar documentos de los órganos centrales de la Administración General del Estado: la autoridad apostillante competente es el Jefe de la Sección de Legalizaciones de la Subsecretaría del Ministerio de Justicia.

La solicitud puede hacerse de forma presencial o por correo, remitiendo la solicitud por correo postal a las siguientes dirección: Sección de Legalizaciones del Ministerio de Justicia (Oficina Central de Atención al Ciudadano- Plaza de Jacinto Benavente nº 3. 28071. Madrid)

¿Qué se entiende por “Administración General del Estado”?

La Administración General del Estado está integrada por los órganos que extienden su competencia a todo el ámbito territorial del Estado. Están incluidos en la misma los Ministerios o Departamentos ministeriales y los Organismos y Entes Públicos adscritos a los mismos, y únicamente los documentos expedidos por los anteriores deben ser apostillados por el Ministerio de Justicia en Madrid.

4.- Para apostillar los documentos públicos de los órganos periféricos de la Administración General del Estado (Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno en las CC.AA. y Provincias, y Direcciones Territoriales y Provinciales de los Ministerios y Organismos), así como los documentos públicos de las restantes Administraciones Públicas (Comunidades Autónomas y Entidades Locales):

El ciudadano podrá elegir dirigirse a cualquiera de las Autoridades Competentes mencionadas en los apartados 1 y 2 , es decir: o el Secretario de la Sala de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia o el Decano del correspondiente Colegio de Notarios.

La Apostilla para documentos públicos en soporte papel podrá emitirse tanto en soporte papel como electrónico. Para documentos públicos emitidos en soporte electrónico se emitirá la Apostilla únicamente en soporte electrónico.

Las Apostillas en papel de documentos emitidos en soporte papel estarán firmadas digitalmente y figurarán en el mismo documento o en un anexo o prolongación del documento apostillado que deberá estar conectada al documento apostillado por un medio inalterable (grapas, sellos o similar).

Las Apostillas electrónicas emitidas a través del nuevo sistema también estarán firmadas digitalmente y contendrán el documento público embebido en ellas. La firma electrónica garantiza en estos casos que la Apostilla electrónica y el documento público embebido no hayan sido alterados tras su emisión. Los solicitantes de una Apostilla electrónica, cuando así lo hayan especificado en el momento de la solicitud, podrán descargarse la Apostilla electrónica a través de la Sede electrónica del Ministerio de Justicia.

Las Apostillas emitidas con el nuevo sistema estarán firmadas digitalmente. Este hecho, ligado a la incorporación de un Código Seguro de Verificación que figura sobre cada Apostilla y que aporta un notorio plus de seguridad, permite hablar de documentos plenamente válidos en España, de acuerdo con la legislación vigente.

Por ello, estos documentos deben ser aceptados en los países firmantes del Convenio de La Haya de 1961, sobre la Eliminación del Requisito de la Legalización de Documentos Públicos Extranjeros, en cumplimiento de sus obligaciones como países adheridos a la Convención.

Este nuevo sistema, incluida la posibilidad de emitir Apostillas electrónicas, se encuentra disponible en varias Autoridades Competentes judiciales y administrativas.

Las Autoridades Competentes que disponen de este sistema son:

• Sección de Legalizaciones del Ministerio de Justicia (Oficina Central de Atención al Ciudadano- Plaza de Jacinto Benavente nº 3. 28071. Madrid) y las Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia. (desde el 18 de mayo de 2011).
• Secretarias de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia de:
  • Andalucía:  (desde el 19 de septiembre de 2011)
  • Ceuta: (desde el 18 de mayo de 2011)
  • Melilla: (desde el 18 de mayo de 2011)
  • Baleares: (desde el 18 de mayo de 2011)
  • Castilla la Mancha: (desde el 13 de mayo)
  • Castilla y León: (desde el 18 de mayo de 2011)
  • Murcia:  (desde el 13 de mayo)
  • Extremadura:  (desde el 18 de mayo de 2011)
  • La Rioja: (desde el 27 de junio de 2011)
  • País Vasco:  (desde el 1 de julio de 2011)
  • Aragón:  (desde el 6 de septiembre de 2011)
  • Asturias: (desde el 1 de julio de 2011)
  • Cantabria: (desde el 24 de octubre de 2011)
  • Comunidad Valenciana: (desde el 8 de noviembre de 2011)
  • Madrid:  (desde el 16 de noviembre de 2011)
  • Navarra: (desde el 14 de noviembre de 2011)
  • Galicia: (desde el 2 de diciembre de 2011)

En el resto de Autoridades Competentes se implantará el nuevo sistema, incluida la posibilidad de emitir Apostillas electrónicas, de manera progresiva.

Durante un periodo transitorio, y hasta que el nuevo sistema para la emisión de Apostillas esté disponible en todas las Autoridades Competentes, el Gobierno de España estará emitiendo Apostillas según el vigente y el nuevo modelo, siendo ambos igualmente válidos y auténticos. [La información anterior ha sido extraída de la página web del Ministerio de Justicia]

EJEMPLOS DE APOSTILLADO
Documento a apostillar	Dónde apostillarlo
Título de Bachiller o universitario	En el Ministerio de Educación
Compulsa notarial	En el Colegio Notarial
Certificado de matrimonio	En el Tribunal Superior de Justicia de la Comunidad Autónoma a la que pertenezca la provincia del Registro Civil que emitió el certificado
Partida de nacimiento	En el Tribunal Superior de Justicia de la Comunidad Autónoma a la que pertenezca la provincia del Registro Civil que emitió la partida

¿Cómo es una Apostilla?

El único anexo al Convenio de la Haya de 5 de octubre de 1961 indica que Apostilla, tanto en soporte papel como electrónico, tendrá la forma de un cuadrado de al menos 9 centímetros de lado, y expresará las menciones que se incluyen en el anexo del Real Decreto vigente. Las Apostillas emitidas en soporte papel figurarán en el propio documento apostillado. Cualquier documento que figure por separado debe quedar unido al documento apostillado.

A continuación pueden ver un modelo de Apostilla redactada originalmente en español:

¿Dónde se registran las Apostillas?

Las legalizaciones únicas o Apostillas de todos los documentos públicos que se emiten tanto en soporte papel como electrónico se registran y archivan en el Registro Electrónico de Apostillas del Ministerio de Justicia.

¿Qué documentos necesitan llevar Apostilla?

Como ya hemos mencionado, deben llevar Apostilla para su legalización los documentos públicos, pero… ¿cuáles son?

Se consideran públicos los siguientes documentos:

• los emitidos por una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado;
• los administrativos;
• los notariales y los emitidos por fedatarios públicos;
• las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas.

Sin embargo, la Convención no se aplica a los siguientes documentos:

• los emitidos por agentes diplomáticos o consulares;
• los administrativos relacionados con operaciones mercantiles o aduaneras.

Y, ¿la traducción jurada necesita  llevar Apostilla?

No, ya que, como podemos ver, las traducciones juradas no son documentos públicos. Lo que confiere legalidad a una traducción jurada es el sello y la firma del traductor, especialmente habilitado para ello por la Oficina de Interpretación de Lenguas del Ministerio de Asuntos Exteriores.

Para jurar sus traducciones, el traductor jurado debe incluir al final de ellas una certificación en la que indica que la traducción que ha realizado es una copia exacta y fiel del documento original, y dicha certificación debe ir acompañada del sello oficial del traductor y de su firma registrada, las cuales otorgan validez legal a la traducción.

¿Y quién certifica la firma del traductor jurado?

Según la información que aparece en nuestra propia página, en este enlace de preguntas frecuentes sobre traducción jurada: https://www.leonhunter.com/traductor-jurado-ingles.php el procedimiento es el siguiente:

Si va a presentar una traducción jurada a español en España no es necesario legalizar la firma del traductor. La traducción ya es oficial y las traducciones directas (a español) no necesita legalizarlas en el MAEC. Sin embargo, si va a presentar la traducción en el extranjero y se trata de una traducción inversa (en nuestro caso de español a inglés), puede que tenga que legalizar la traducción (debe consultar esto con el organismo que le haya pedido la traducción jurada). Las traducciones juradas se legalizan en el Ministerio de Asuntos Exteriores con un sello de legalización. El procedimiento es el que se establece en cada momento en el sitio web del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación. Actualmente, la dirección que contiene las normas de procedimiento es: https://sede.maec.gob.es

Esta gestión:
– La puede hacer usted mismo pidiendo cita al servicio de legalizaciones del MAEC;
– La puede realizar un representante en virtud del procedimiento vigente establecido por el MAEC;
– Según una reseña aparecida en la página web de la Asociación de Traductores (Asetrad) un traductor-intérprete jurado puede compulsar sus propias traducciones (y, en su caso, los originales) a cambio de una contraprestación libremente acordada entre el traductor y el cliente.

¿Se deben traducir las Apostillas?

En teoría no es necesario, ya que la Apostilla, al ser producto de un convenio internacional, se realiza precisamente para evitar trámites de legalización consular y otras gestiones que éstos conllevan, como las traducciones de dichas legalizaciones.

El formato de la Apostilla, compuesto de diferentes campos en los que se introducen los datos, permite la comprensión del documento por parte del país receptor, independientemente del idioma oficial del país emisor.

Si se necesita presentar el documento en un país extranjero, deberá ser legalizado para uso en el extranjero. En este proceso se colocan varios sellos en el documento. Si el país de destino es miembro del Convenio de la Haya, solo será necesaria la Apostilla para legalizarlo. Cualquier documento apostillado será válido en todos los países signatarios del Convenio de la Haya.

Los países signatarios del Convenio de la Haya son los siguientes: Albania, Alemania, Andorra, Antigua y Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaiyán, Bahamas, Barbados, Bielorrusia, Bélgica, Belice, Bosnia-Herzegovina, Botswana, Brunéi, Bulgaria, Colombia, Islas Cook, Corea del Sur, Croacia, Chipre, República Checa, Dinamarca, Dominica, Republica Dominicana, Ecuador, El Salvador, Eslovaquia, España, Estados Unidos de América, Estonia, Islas Fidji, Finlandia, Francia, Georgia, Grecia, Granada, Honduras, Hong Kong, Hungría, India, Islandia, Irlanda, Israel, Italia, Japón, Kazajistán, Lesotho, Letonia, Liberia, Liechtenstein, Lituania, Luxemburgo, Malawi, Malta, Islas Marshall, Macao, Mauricio, México, Moldavia, Mónaco, Montenegro, Namibia, Nueva Zelanda, Niue, Noruega, Países Bajos, Panamá, Perú, Polonia, Portugal, Reino Unido, República Dominicana, Rumania, Federación Rusa, San Cristóbal y Nieves Santa Lucía, San Vicente y las Granadinas, Samoa, San Marino, Serbia, Sudáfrica, Surinam, Swazilandia, Suecia, Suiza, Antigua República Yugoslava de Macedonia, Tonga, Trinidad y Tobago, Turquía, Ucrania y Venezuela.