Estar siempre muy ocupado no implica ser lo productivo que uno desearía, más aún cuando se decide emprender. Organizarse el tiempo es una de las claves para conseguir los resultados que buscamos.
La cuarta revolución industrial
Desde que publicamos el artículo «Productividad para traductores» allá en 2012, el contexto empresarial, social y mundial ha cambiado notablemente. Sin embargo, cuando hablamos de emprendimiento, la necesidad de ser rentables, obtener frutos de nuestro trabajo y ser sostenibles en el tiempo continúa siendo idéntica. De hecho, la sensación de ser ineficientes y no lograr los objetivos que nos hemos propuesto nos puede generar estrés, problemas para dormir, irascibilidad, etc., por lo que no se trata de una cuestión banal.
La revolución tecnológica ha afectado muy positivamente a la actividad económica. En el caso concreto de los emprendedores, ha facilitado la adopción de esta forma de trabajo por muchas personas, ya que la localización física ya no es tan decisiva para poder realizar una buena labor. Asimismo, ha permitido la optimización de muchas tareas, la capacidad de comunicación con clientes de todo el mundo y la consecuente apertura a nuevos mercados, antes impensables por su complejidad logística. En fin, un gran número de beneficios.
La multitarea, una mala aliada
Con todo, la gestión del tiempo sigue siendo uno de los caballos de batalla de los emprendedores. En el caso de los traductores, no resulta nada fácil concentrarse en un texto a la vez que nos llama otro cliente para darnos su comentarios sobre otro proyecto o con la mente puesta en la próxima trimestral. Ser hombre orquesta puede llegar a generar una gran ansiedad y frustración.
Técnicas de orden y concierto
Existe mucha literatura acerca de la gestión de este intangible tan valioso y, en su gran mayoría, se centra en priorizar tareas. Aunque ya hemos hecho referencia en artículos anteriores a algunas técnicas como la Pomodoro, puede ser de utilidad para el lector ahondar en la cuestión y pensar en otras alternativas.
Lista de tareas
No siempre lo más enrevesado y complejo es lo mejor. En este caso, hacemos mención de uno de los métodos más sencillos y tradicionales que consiste en anotar todo lo que tenemos pendiente de hacer e ir tachando según lo vamos finalizando. Comenzar la semana ordenando las ideas ayuda en gran medida a que ruede con más fluidez.
Para ello, siempre podemos utilizar una agenda tradicional de papel, el calendario de nuestro ordenador, teléfono o tableta o una de las muchas aplicaciones que existen para tal propósito. Es cuestión de gustos.
Anti listas de temas pendientes
En contraposición a la técnica anterior, existe otra —ideada por Marc Andreessen, cofundador de Netscape—, que pone el foco justo en el lado opuesto. Podríamos decir que tiene un enfoque más positivo, puesto que consiste en hacer una reflexión al final del día con las actividades que hemos realizado, en lugar de pensar en lo que tenemos todavía por hacer.
Matriz de prioridades
También conocida como técnica Eisenhower, esta metodología se sigue utilizando en las formaciones corporativas sobre la gestión del tiempo y cómo evitar sus famosos ladrones. A pesar de estar muy extendida su práctica y divulgación, sigue siendo una opción útil. Consiste, como su propio nombre indica, en un cuadrado con cuatro secciones, en las que cada una representa la prioridad de una tarea: Importante, urgente, no importante y no urgente. Esta organización de prioridades permite ver de un vistazo dónde debemos poner el foco.
Horario ideal biológico
Este método, Biological Prime Time en su versión original, lo puso en marcha Sam Carpenter, escritor y emprendedor. Este sistema toma como base la escucha del cuerpo y de sus ritmos. Todos tenemos identificado cuándo rendimos más, asimilamos mejor una lectura, un vídeo y pensamos con más claridad. Hay quienes están en plena actividad a la hora a la que canta el gallo y otros a la que despiertan los búhos. Según esta técnica, una vez identificado tu mejor momento del día para realizar las tareas más complejas, es conveniente aprovechar esos tiempos y hacerlo.
GTD o Getting Things Done
He querido dejar para el final esta metodología, puesto que podría decirse que se ha convertido en el nuevo estándar de productividad personal. En el año 2001, David Allen, consultor e instructor estadounidense, publicó Organízate con Eficacia [título original: Getting Things Done]. Este libro ha dado la vuelta al mundo, pues su éxito radica en clasificar y gestionar las tareas para liberar la mente y poder aumentar la concentración en lo que hacemos.
A diferencia de lo que podría pensarse, este método es sencillo y aplicable por cualquier persona que quiera mejorar su rendimiento y reducir los niveles de estrés. Consta de cinco fases:
- En este punto se hace referencia al paso inicial de recopilar aquello que llame tu atención: correos electrónicos, cartas y otras cuestiones que tengas pendientes.
- Posteriormente, se trata de considerar su significado, es decir, ¿requiere alguna acción por mi parte? Si no, tíralo o archívalo.
- En este paso los temas seleccionados se clasifican en función de su naturaleza: llamadas que hacer, correos que responder, etc.
- Una vez hecha la clasificación, es relevante activar avisos o alarmas y revisar con cierta frecuencia esos temas pendientes. De este modo conseguiremos esa claridad y liberación mental que busca el método.
- Solo queda ponerse en marcha y empezar a hacer lo que cada tema requiera.
El vídeo que compartimos a continuación es muy gráfico y resume muy bien esta teoría:
[Fuente: http://formaciongtd.com/metodologia-gtd/]
No obstante, con independencia del procedimiento que sigamos para hacer las cosas, lo más importante no deja de ser la toma de conciencia de la importancia de organizarse, de saber qué requiere atención inmediata y qué necesita reposar un tiempo. Precisamente, el hecho de que un emprendedor tenga que ocuparse de todas las cuestiones propias de un negocio le obliga, de alguna manera, a planificarse.
Para finalizar, querría destacar que no existe ningún sistema o técnica milagrosa, que vaya a resolvernos los problemas o solucionarnos la vida. Todo requiere de nuestro esfuerzo, porque nadie como nosotros mismos sabemos lo que tenemos en la cabeza, lo que nos agobia, causa estrés o no nos deja descansar. Como en todo, la reflexión es muy necesaria. Como bien decía Albert Einstein: «Los problemas no se pueden resolver en el mismo nivel de pensamiento en que han sido creados.»
