¿Cuántas veces perdéis la concentración en un día normal de trabajo? ¿Cuántas veces os entra el pánico viendo cómo no vais a ser capaces de cumplir con el plazo que el cliente os exige? ¿Cuántas veces tenéis innumerables tareas para hacer y no sabéis cómo gestionar ese flujo de trabajo? Imaginad que os pasa todo esto cuando tenéis un mal día, no habéis dormido bien o simplemente estáis algo “espesos”. Una de las soluciones a esos problemas pasa por mejorar la productividad porque para mejorar el equilibrio entre el tiempo que dedicamos a nuestro trabajo y el que dedicamos a la vida (lo que llaman en inglés work-life balance) tenemos que ser más productivos y organizados en el trabajo.
La gestión del tiempo. Intenta llevar un control del tiempo que dedicas a cada proyecto o encargo. Una aplicación muy sencilla y útil es timeEdition, se trata de un reloj que se puede pausar y poner en marcha en cualquier momento, además se para solo cuando detecta inactividad. Es especialmente útil porque, gracias a sus diferentes opciones, se puede llevar un seguimiento del tiempo que dedicamos a cada cliente, a cada proyecto de un mismo cliente, y a cada tarea dentro del proyecto.
Con el auge de los dispositivos móviles inteligentes y los ordenadores tipo tablet también estamos viendo un gran auge de Apps para las principales plataformas (Android, iPhone, BlackBerry y Microsoft). En el mercado de Apps de Google, por ejemplo, existen diversos programas de gestión.
En relación con este tema, existe también la Técnica Pomodoro cuyo objetivo principal es aumentar la capacidad de atención. Se trata de dividir el flujo de trabajo en bloques de 25 minutos y hacer un descanso de 5 minutos entre bloques. A mí me daba cierta desconfianza al principio, pero, después de probarla, creo que es especialmente útil si uno la adapta a sus necesidades, es decir, se hacen bloques más cortos o más largos según la tarea que se esté realizando y se utiliza sobre todo en días en que sentimos falta de concentración. No hay por qué aplicarla de forma sistemática ni verla como algo impuesto, sino como un método que ayuda a gestionar nuestra atención en determinados momentos. Otra ventaja es que es muy fácil y rápido de poner en práctica, ya que solo se necesita un temporizador. Aquí tenéis una lista con aplicaciones web que ya vienen preparadas con los tiempos de trabajo y pausa.
Establecerse una rutina de trabajo es útil sobre todo cuando eres freelance y trabajas en casa. Existe la tentación de trabajar cuando a uno le apetece sin seguir una determinada rutina, pero eso puede hacernos menos eficientes y perjudicar nuestra productividad. Por eso algunos prefieren fijarse una rutina (más o menos flexible) de trabajo en la que reservan determinados momentos para hacer tareas administrativas u otras que no estén directamente relacionadas con la traducción. Esto aporta una estructura a nuestro día de trabajo y nos ayuda a concentrarnos mejor.
Las tareas administrativas pueden convertirse en una pesadilla si no se gestionan de forma adecuada. Lo más importante es, como hemos dicho anteriormente, fijar momentos en los que podemos dedicarnos a ellas e intentar que interfieran lo menos posible en otras tareas.
Organización de los archivos y el escritorio:
Un aspecto importante es mantener todos los archivos bien organizados, de forma que sepamos dónde buscar cuando necesitemos algo. Existen algunas aplicaciones que nos ayudan a organizar el escritorio como Fences o SE-DesktopConstructor.
Herramientas de facturación
Existen muchas herramientas y programas que nos pueden ayudar, por ejemplo la herramienta de facturación de ProZ.com, para crear, enviar y tener organizadas las facturas. Un programa de gestión bastante completo para traductores autónomos es Translation Office 3000, se puede probar de forma gratuita durante 30 días o comprar desde 39,20 euros. Con él se puede gestionar todo el trabajo administrativo: llevar un control de clientes, proyectos, tareas, presupuestos, facturación, etc., lo que supone un ahorro considerable de tiempo y, además, es muy fácil de utilizar.
Entrando ya en la tarea de traducir propiamente dicha, podemos potenciar nuestra productividad si tenemos en cuenta estos dos consejos:
Dominar la informática. Nuestra principal herramienta de trabajo es el ordenador, por tanto, la informática ha de ser nuestra principal aliada. Se podría escribir un artículo aparte sobre este tema, pero aquí vamos a destacar únicamente dos de los aspectos que consideramos más importantes:
En primer lugar, mejorar la velocidad de mecanografiado. Si algunos todavía encontráis dificultades a la hora de utilizar todos los dedos en el teclado o para los que queráis mejorar la velocidad de mecanografiado, existen varias aplicaciones en línea para practicar.
Otro truco importante para hacer más eficiente nuestro trabajo con el ordenador es interiorizar algunos de los atajos o combinaciones de teclas más útiles. Existen muchas listas en Internet, como estos Keyboard Shortcuts for Windows and Word for Translators o estos atajos de teclado para traductores de Pablo Muñoz. Si eres de los que les cuesta y no quieren aprenderse una lista de memoria, intenta poner en práctica dos nuevos cada día, quédate con los que te resulten útiles y desecha los demás; al final habrás interiorizado una larga lista que podrás utilizar de forma sistemática sin ni siquiera darte cuenta. A modo de ejemplo, algunos son: CTRL+C (copiar), CTRL+V (pegar), CTLR+Z (deshacer), CTRL+G (guardar), CTRL+F (buscar), INICIO+D (mostrar/ocultar el escritorio). Por otra parte, si hay algún símbolo que utilizas muy a menudo en Word y no te apetece estar yendo todo el tiempo a Insertar>símbolo o la combinación de teclas asignada por defecto no te gusta, solo tienes que elegir el símbolo y darle a «Teclas», os aparecerá la ventana «Personalizar teclado», teclea tu atajo personalizado en «Nueva tecla de método abreviado» y haz clic en «Asignar».
Seguir formándose. Asiste a cursos, talleres, conferencias, charlas, etc. Existen multitud de cursos especializados (presenciales y a distancia) muy interesantes para traductores.
Algunos piensan que el hecho de trabajar rápido está reñido con la calidad. Precisamente la productividad consiste en encontrar el modo de trabajar más rápido y de forma más eficiente intentando mantener o incrementar la calidad.
Sin embargo, todos sabemos que mejorar la productividad no es fácil y requiere una cierta inversión. Esta puede ser económica (comprar software nuevo, por ejemplo) o de tiempo (aprender a utilizar un programa nuevo o acostumbrarse a nuevos hábitos). Aunque parezca que esas inversiones no merecen la pena, es muy probable que sus resultados te ahorren tiempo y dinero a largo plazo.
KATY COWAN SOBRE LA PRODUCTIVIDAD
Hace unas semanas descubrimos un interesantísimo artículo sobre productividad escrito por Katy Cowan, publicado en la edición online de The Guardian. Estos son algunos de sus consejos:
- Desayuna sano: si apenas desayunas o simplemente te lo saltas, te sentirás más cansado y distraído.
- Duerme bien: te hará sentir más productivo al día siguiente. Si tienes asuntos pendientes en la cabeza que no te dejan dormir, apunta todo en una libreta y te sentirás más relajado.
- Haz ejercicio a diario: aunque solo sea un paseo de media hora, te ayudará a despejar la mente y te sentirás mejor.
- Sal a la calle: una buena dosis de aire fresco y ver luz de sol te ayudarán a aliviar el estrés y así ser más productivo cuando vuelvas a sentarte delante del ordenador.
- Haz una lista de tareas: apunta las tareas pendientes (ya sea en un post-it, pizarrita, calendario o aplicación web), eso te hará tener una visión más realista de lo que tienes que hacer. Intenta empezar con las tareas más difíciles, te sentirás más optimista una vez terminadas, y eso potenciará tu productividad.
- Fíjate plazos: imponte un plazo para cada una de las tareas pendientes, evitarás perder el tiempo en otras cosa.
- Controla el uso del correo: limita el tiempo que pasas mirando el correo, fija unos momentos a lo largo del día para esta tarea (por ejemplo: a las 8 y a las 12 de la mañana).
- Limita el uso de las redes sociales: al igual que con el correo, abre tu cuenta de Facebook, Twitter o LinkedIn solo a ciertas horas del día y limita el tiempo que pasas en ellas.
- Utiliza herramientas anti-distracción: si realmente te cuesta poner en práctica el consejo anterior, o simplemente te distraes mucho con Internet, prueba Freedom, una aplicación que te bloquea el acceso a Internet durante ocho horas, o SelfControl, que te bloquea solo las páginas webs que tú elijas durante un periodo de tiempo determinado.
- Evita hacer más de una tarea a la vez: evita hacer muchas tareas a la vez, te concentrarás más si te dedicas solo a una cosa antes de empezar con la siguiente.
- Divide los proyectos grandes en partes: cuando tengas un proyecto grande entre manos, intenta dividirlo en tareas más pequeñas, haz una lista y ve tachando de una en una según las vayas acabando.
- Si te atascas, pasa a otra cosa: si te ves incapaz de avanzar en un determinado proyecto o tarea, tómate un descanso, mira la lista de tareas y empieza una nueva; quizá te sientas más capacitado para esa tarea difícil en otro momento.
- Elimina el ruido de fondo: si hay mucho ruido en tu ambiente de trabajo, y eso hace que te distraigas, ponte unos cascos y, si te gusta escuchar música mientras trabajas, intenta que sea algo tranquilo que no te desconcentre.
- Ordena tu mesa de trabajo: un ambiente de trabajo ordenado te ayudará a mantener la mente organizada también, y eso te hará ser más productivo en el día a día.
- Anota lo que te distrae: si, a pesar de todo, sigues insatisfecho con tu nivel de productividad, anota diariamente todo aquello que crees que te ha distraído, al poco tiempo descubrirás cosas que se repiten y que, por tanto, tienes que corregir.
Más libros sobre concentración y productividad
El campo de libros de autoayuda está en pleno auge y no podemos cubrir todos los títulos que se publican. Pero estos son tres libros sobre productividad que son interesantes.
Existen dos libros de Cal Newport que he leído recientemente:
Deep Work. Más que ser un libro de consejos prácticos de productividad pensamos que es interesante porque reflexiona sobre el motivo de esta productividad, el proceso y ejemplos de figuras históricas que han dado grandes logros a la humanidad gracias a la concentración. Aquí podéis leer una reseña del libro Deep Work en español.
A mí me ha servido para pensar que existe un determinado momento en una carrera profesional donde se pasa de producir una calidad mediocre a producir una calidad destacada o muy destacada y que solo se va a conseguir con mucha concentración. Esta reflexión es interesante para muchos traductores porque se vende una imagen de traductores permanentemente conectados y «disponibles 24/7» y, sin embargo, está en claro conflicto con la calidad que puede producir una falta de concentración por la conectividad constante. Si algo te dice el libro es que no temas no estar disponible las 24 horas. De hecho, no va a ayudar nada a que mejore tu trabajo en una tarea en la que es necesaria la concentración y el «trabajo profundo».
Es también una reflexión interesante porque existe – en la industria de la traducción – un claro conflicto entre la faceta de gestión de proyectos (siempre disponible) y la de traducción propiamente dicha. Un traductor siempre disponible y que no se puede concentrar, no necesariamente es un buen traductor y – sobre todo – puede que no se llegue a producir (en esas condiciones) el salto cualitativo donde pasa de ser un traductor del montón a uno realmente excepcional.
Muchas veces se ha hablado en este blog (hasta el aburrimiento) de temas como el teléfono, las interrupciones y la enorme incidencia que tiene tanto sobre los errores (que son más frecuentes y/o surgen durante las interrupciones) como la calidad global del trabajo.
Para consejos más prácticos sobre productividad (lista de tareas con horas, etc.) es más útil otro libro del mismo autor que se llama «How to Become a Straight A Student«.
Otro libro sobre concentración reciente es Hyperfocus de Chris Bailey. Estoy de acuerdo con casi todo lo que dice y muchas «técnicas» (como poner el móvil en otro sitio) ya las venía aplicando.
Otros artículos de productividad para traductores:
