Blog de traducción

Recientemente, se ha hablado mucho de sistemas de calidad en la traducción pero muy pocas veces se tiene en cuenta la opinión del que viene a ser el «cliente interno«, que es el traductor-colaborador de la agencia.

En este artículo analizo algunos aspectos que hacen que el cliente interno, el traductor, valore positiva o negativamente la gestión de la agencia y aspectos de la gestión de cara al traductor que incrementan o disminuyen la percepción de calidad de la agencia desde el punto de vista del traductor. Es mentira que los traductores solo escojan a las agencias en función del precio por palabra y no tendría siquiera sentido económico hacerlo porque si bien una agencia me paga más por palabra, si sus procesos de gestión consumen muchísimo tiempo y son un incordio, sumando esas horas en un Excel muy pronto puedo llegar a la conclusión de que pierdo tiempo y dinero con ellos, paguen lo que paguen…

Organización de proyectos

Aunque pueda parecer que lo importante es la tarifa u otras consideraciones, la organización de los proyectos es un factor fundamental a la hora de decidir si conservamos a una agencia como cliente o no. La mala organización nos impacta terriblemente en algunos casos y, por ende, nos hace daño al bolsillo.

¿En qué se refleja la mala organización de una agencia para el traductor? (resumen)

– Uso del email;

– Errores de gestión de proyectos;

– Gestión de facturas / gestión de pedidos;

– Mala gestión de pagos.

Mal uso o uso inadecuado del email. Errores y vicios a evitar.

– No utilizar subjects adecuados. Son frecuentes los casos de agencias que trabajan regularmente como intermediadoras o cuya actividad principal es la intermediación y sin embargo no consta ningún número o descripción del proyecto en el asunto del correo electrónico. Las búsquedas de datos se hacen interminables y, muchas veces, es imposible localizar información necesaria sobre instrucciones, plazos, datos de facturación, tarifas…

– Utilizar el email como un chat: enviando mensajes cortos o mensajes que no vienen a cuento, mal escritos o entrecortados, con partes en un email y otras partes en otro email, etc.

– No dar las instrucciones en un mail sino en múltiples mails y de manera confusa o, peor aún, darlas por teléfono o mensaje de texto y no confirmarlas por email.

– No proporcionar la información necesaria para la aceptación del encargo / emisión de la factura (número de palabras, precio por palabra, referencia del encargo, etc.).

Errores de gestión de proyectos:

– Errores de confirmación / falta de confirmación de proyectos;

– Cancelar proyectos (entiéndase sin remunerar el tiempo gastado);

– Cambiar el material del proyecto cuando ya está empezado;

– Enviar los archivos erróneos;

– No enviar el material de referencia y/o mandarlo el último día;

– No dar las instrucciones del cliente y darlas a última hora;

– No gestionar adecuadamente el margen de tiempo para imprevistos;

– Errores en recuentos de palabras (frecuente en traducción jurada) que perjudican al traductor o al plazo de entrega del proyecto;

– Errores en el pago de facturas o en la declaración de impuestos o modelos de Hacienda (247, retenciones del IRPF, etc.);

– Errores en el cálculo de plazos razonables;

– Errores en el par de idiomas solicitado o la variedad del idioma (frecuente que digan inglés británico y luego cambian de idea y era inglés USA).

Errores de facturación, gestión de facturación

Ya se han descrito en los apartados anteriores algunos de estos errores (recuentos, declaración de impuestos, etc.)

Un aspecto importante es enviar un OP / PO / WO o OT (orden de pedido / trabajo) que refleje claramente los datos del proyecto para que el traductor lo pueda facturar con mayor facilidad… Todos los datos que la agencia necesita que queden reflejados (gestor, número del proyecto, etc.) y, por supuesto, lo fundamental, fundamentalísimo, que es el número de palabras, horas, unidades, etc. y el precio por palabra, unidad, hora facturable… También es conveniente que en la misma OP / PO consten los datos de facturación de la agencia (NIF, dirección, etc.) y la dirección de email a la que hay que enviar las facturas… Y es mejor que se diga todo en el pedido que en un mega-documento de explicaciones sobre cómo facturar que nadie tiene tiempo de leerse.

Ejemplo de OP que se puede insertar como texto en el correo

Los tres métodos más comunes (no se excluye hacer más de una) son:

1. El envío de una OP / PO tras la confirmación del traductor de la aceptación del proyecto. Se envía por correo electrónico y habitualmente no se exige rellenar nada sino que simplemente sirve de explicación a lo ya acordado entre traductor y agencia. [Una práctica molesta sería pedir al traductor que firme dicha orden y que la envíe por fax, por ejemplo].

2. El envío de los datos resumidos de la OP / PO en un email de confirmación en el que aparecen esos datos en el cuerpo del email (muy conveniente a la hora de facturar porque basta con hacer una búsqueda en el email y luego copiar y pegar los datos en la factura).

3. El envío de una hoja resumen de pedidos a fin de mes detallando los datos de los encargos que ha realizado el traductor y la cantidad a facturar (conveniente para las agencias que desean imponer una disciplina de facturación en unas determinadas fechas).

Prácticas molestas:

– Manuales administrativos muy largos o manuales de facturación muy largos;

– Procesos burocráticos complejos o que consumen mucho tiempo;

– Controles de calidad que no aportan nada y consumen mucho tiempo — un ejemplo sería pedirle al traductor que introduzca cambios en el documento «a toro pasado» cuando ya está entregado el documento al cliente y, supuestamente, ya se ha entregado el documento con esos cambios;

– Correcciones que no aportan nada y hacen perder el tiempo — las típicas observaciones de la PM «listilla» —;

– Correcciones erróneas o desconocimiento de las lenguas origen / destino o del proceso de traducción (frecuente el desconocimiento de la traducción jurada);

– Excesivo apego a una herramienta de traducción incluso cuando resulta inadecuada para el formato a traducir, tipo de proyecto o cuando es motivo de problemas técnicos.

Más prácticas molestas:

– Preconfirmar proyectos o disponibilidad sin motivo. ¿Estarías disponible para tal documento en tal fecha? Y luego no enviar / cancelar estos proyectos tras confirmar y hacer una «reserva por adelantado» de esa disponibilidad.

– Racanear injustificadamente en las fuzzy match / palabras repetidas con palabras que no son repetidas.

– Negociación / presión excesiva para bajar los precios… Tres, cuatro emails, constantes quejas a lo largo del proyecto, llamadas, lloros, peticiones de descuentos tras la entrega, etc. Si no estás convencida, no trabajes con ese traductor.

– Adelantar plazos o empezar a molestar / atosigar con la entrega antes del plazo previsto para «ver si ya me puedes ir entregando una parte«. Una extensión de lo anterior es bombardear al traductor con emails de «¿qué tal vas?» cada cinco segundos.

– Dividir un proyecto en demasiados plazos parciales (normalmente causa problemas de calidad porque en la primera entrega se pusieron unos términos y con la evolución del proyecto se ve que se debieron poner otros, etc.). Además, cada plazo parcial genera un consumo de tiempo de revisión, emails, etc. y, al final, se consume mucho más tiempo aunque la idea era adelantar.

Por supuesto que mentir u ocultar datos (sobre el plazo real, volumen real de palabras, número de archivos, precio real, plazos de pago esperados, exigencias del cliente…) es siempre desaconsejable y puede tener consecuencias desastrosas para todo el mundo.

Seguramente habrá muchas más prácticas molestas que tendréis ganas de comentar… Solo he detallado unas pocas de las que me acuerdo :)) Y, por supuesto, que nadie es perfecto y todo el mundo comete errores y el trabajo de PM es muy difícil, no decimos que no, pero pudiendo hacer unas poquillas cosas que nos simplifican la existencia a todos… ¿Por qué no probar?

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