Cómo dar formato y presentar traducciones de certificados
1.- No utilices cuadros de texto
Una de las manías más molestas a la hora de traducir certificados es el uso de cuadros de texto. Se trata de una forma muy poco práctica de presentar la información por varias razones, siendo las principales:
* Porque al modificar el texto el cuadro puede quedar colgado en medio del texto ya que no se mueve en línea con los demás elementos.
No utilices cuadros de texto
* Si son cuadros que provienen de alguna (mala) conversión de PDF, todo el texto se puede descolocar al tratar de modificarlo.
* Las palabras de los cuadros de texto no siempre se recogen en la ortografía que se pasa al documento. Al dar a seleccionar todo y pasar la ortografía no se pasa en el cuadro de texto ya que queda fuera de la selección.
La ortografía del texto principal y el cuadro de texto son independientes
* A la vez, este es otro sub-problema porque al seleccionar, por ejemplo, todo el texto y querer cambiar el tipo de letra (por ejemplo, de “Arial” a “Calibrí”) o el tamaño (por ejemplo, de letra 11 a letra 9) no se recoge el texto del cuadro de texto en la selección.
Al cambiar el tipo de letra con «seleccionar todo» no se cambia automáticamente la del cuadro de texto
* Por último, el cuadro de texto no SIEMPRE aparece reflejado en el recuento de palabras de Word (normalmente se muestra en la parte inferior izquierda de la pantalla) y, a la hora de calcular cuánto nos tienen que pagar, es algo relevante.
El recuento de palabras no necesariamente refleja el texto del cuadro de texto
2.- Utiliza tablas
Las tablas son muy útiles para presentar la información, porque, a diferencia de los cuadros de texto, es más fácil modificarlos, moverlos, combinarlos, extender los bordes… Y todo el contenido de la tabla se selecciona con el resto del texto y se refleja en el recuento de Word.
3.- No copies y pegues imágenes (logotipos, firmas, etc.)
Este es otro error que se comete a menudo. Lo he cometido yo también al principio e, incluso, me llegaron a rechazar una jurada por pegar logotipos.
En general no es aconsejable hacerlo y si quisieras que el documento traducido fuera idéntico al original, tendrías que emplear un programa de maquetación o editarlo en PDF directamente, etc.
Sin embargo, para las traducciones de certificados que se vayan a jurar, no es conveniente pegar ninguna imagen del original.
4.- Una traducción no es una fotocopia
Una traducción generalmente no se pretende que sea una fotocopia, por tanto, hay esfuerzos de maquetación, formato y pérdidas de tiempo varias que van mucho más allá de lo exigible y razonable.
5.- No aconsejo traducir por líneas seguidas de guiones
Una manera antigua de realizar las traducciones (que aún se emplea en algunos países) es presentar toda la información en líneas de texto corrido y con guiones al final. Es un estilo que emula el de los escribanos o notarios.
EJEMPLO:
NOMBRE.————————————————————————————————————-
JOHN.—————————————————————————————————————–
APELLIDO.———————————————————————————————————–
SMITH.—————————————————————————————————————
El problema que encuentro a estas traducciones es que, finalmente, es una forma poco útil de presentar la información. Es difícil y lleva mucho tiempo hacerlo, es difícil de revisar para el revisor, y para el cliente es confuso y poco atractivo. Y, finalmente, casi siempre se dejan datos (se olvidan de líneas o de partes) en las traducciones realizadas de esta manera.
Lo mejor son el texto corrido, las tabulaciones y las tablas.
6.- Omisión juiciosa (pero no perezosa)
Ocasionalmente puede ser que se omita algún dato no relevante, remplazándola por una anotación. Normalmente estas anotaciones van entre paréntesis, corchetes o en letra cursiva.
Pueden darse muchos casos donde es aceptable la omisión, ya que se trata de una omisión juiciosa.
Por ejemplo, en un caso aparecían una serie de sellos de calidad minúsculos en una esquina de una carta y el traductor, al ver:
“Aenor. Empresa Certificada Medioambientalmente con referencia AAAA4444JJJ66/ EN 2017” a letra 3 y medio ilegible…
… decidió escribir: “Aparece un sello de certificación de calidad”.
Y no era porque no supiera traducirlo ni porque no le diera la gana o porque tuviera prisa.
Por otra parte, no deben ser omisiones perezosas. Omisiones perezosas son aquellas en las que el traductor o no quiso buscarlo, o no sabía, o no quería escribirlo.
También hay las omisiones de “no me da la gana” y las de “no me da tiempo”. Y esas frecuentemente las notan y se dan cuenta de que eran de ese tipo.
7.- No pongas texto dentro de los encabezados de la página
A veces he visto gente que coloca el título del documento, por ejemplo “Carnet de conducir” o “Certificado de manipulador de alimentos” dentro de la zona de encabezado de la página en la traducción.
Por ejemplo:
No hay que poner texto en los encabezados sin venir a cuento
Esto también es muy desaconsejable. Lo que yo aconsejo es poner todo el texto fuera de los encabezados y pies de página en una traducción. Otra cosa es que, por ejemplo, el original sea un documento de una empresa (que no es un certificado) y nos lo pasen en Word y tenga logotipos, etc. en los encabezados. Ese es otro caso y no tiene que ver nada con este artículo.
Aquí estamos hablando de gente que, sin venir a cuento, pone texto en un encabezado porque sí.
Por otra parte, si es jurada, hay que tener en cuenta que no vamos a poder utilizar los encabezados de página si la impresión se va a realizar en papel timbrado, ya que, al imprimirlo, saldría impreso el texto encima de los timbres.
8.- Formas de comprimir y apretar más la letra
Uno de los problemas que nos podemos encontrar es que no cabe todo el texto del certificado en la página. A veces será completamente imposible colocar todo el texto en la página y lo tendremos que traducir en dos páginas, por ejemplo. Pero la mayoría de las veces sí que es posible, con una serie de trucos:
* Utilizar tablas, porque los cuadros de texto, además, ocupan más espacio.
* Cambiar el alto de las tablas:
Cambiar el alto de las tablas es una manera de ahorrar espacio
* También se pueden usar las opciones de “autoajustar a la ventana, al contenido, etc.” que salen al dar al botón derecho.
* Arrastrar los bordes de las tablas (sin sacarlas del área de impresión).
Arrastrar los bordes de las tablas es una manera de ahorrar espacio
* Disminuir el tamaño de la letra:
Disminuir el tamaño de la letra (sin pasarse) para ahorrar espacio en la página
* Cambiar el espaciado e interlineado a “sencillo” y “0”. Simplemente con cambiar de «múltiple» a «sencillo» ya se comprime bastante el texto y no queda feo. En cuanto a los espacios posteriores se pueden quitar del todo, seleccionando «0» o se puede reducir de «10» a «6», por ejemplo.
Cambiar el interlineado a «sencillo» ahorra espacio
* Ampliar los márgenes de las páginas. En la mayoría de los casos no nos hace falta un margen de 2,5 cm inferior ni 3 cm lateral y lo podemos ajustar a 1 y algo, sin salirnos de la zona de impresión.
Quitar márgenes anchos nos da más espacio
* Algunos se preguntarán dónde poner el sello si son jurados y un lugar para colocarlo es la parte superior derecha de la página:
Si no tenemos espacio abajo podemos colocar el sello en el hueco de arriba
Aunque no sea el mejor lugar, puede servir en páginas intermedias de la traducción (no en la última) y permite ahorrar espacio y no sellar sobre el texto. Por supuesto, sellar sobre el texto es algo que se debe tratar de evitar siempre.
¡Espero que os haya servido esta entrada con algunos trucos para las traducciones de certificados!
- Omisiones en las traducciones juradas – 03/12/2023
- Las direcciones en las traducciones juradas – 01/12/2023
- La traducción de términos del mercado monetario – 29/01/2021
15 reflexiones sobre “Cómo dar formato y presentar traducciones de certificados”
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¡Muy buenos consejos, Leon!
En su día, cuando hice tu curso de traducción jurada, me llamó la atención lo de que no es necesario traducir por líneas seguidas de guiones, porque en la universidad nos lo exigían así. Sin duda, es mucho más cómodo y fácil traducir imitando el formato y el cliente no se queda a cuadros al ver la traducción…
Por otro lado, me han encantado los consejos de Word, toqueteando los márgenes y el interlineado se consigue ahorrar mucho espacio (y papel).
¡Un abrazo!
Interesante artículo. La forma de hacer traducciones oficiales o certificadas es bastante diferente en cada país. Aquí en Perú se utiliza el estilo «todo corrido» o sea se pone todo con la misma fuente y tamaño sin formatear nada. Mas rápido.
Hola:
A veces las piden así en España alguna agencia… Pero la verdad es que me he quedado a disgusto y pudiendo hacer el formato, prefiero hacerlo así 🙂
Incluso he llegado a decir que no les salía más caro por eso.
Saludos,
Leon
Los cuadros de texto son el enemigo. Me gustaría comentar algo con respecto a los logotipos. No es no sea aconsejable copiarlos, sino que no deberíamos hacerlo, porque están protegidos por derechos de autor y estaríamos incurriendo en plagio.
Un saludo.
Buenos dìas: debo traducir un mail del inglès al castellano para ser agregado a un expediente. Quisiera saber còmo se debe imprimir el mail a la traducción?. Lo pego y copio en un word o se debe imprimir como aparece en el outlook? Gracias Estela Arrostito Di Fonzo
Pienso que lo puede pegar en un Word para traducirlo. El original (si hace falta también imprimir el original) lo puede imprimir en su formato original o también en Word o como imagen.
Un saludo,
Leon Hunter
Cuando se traduce un documento jurídico, es siempre importante copiar el formato o se puede traducir todo como texto; es decir «Traducción de un Certificado de Antecedentes pernales. Sigue el sello del Condado de Oregón—» por ejemplo.
Hola:
Existen los dos planteamientos. Yo prefiero copiar el formato, pero existe gente que no lo copia y también sirve la traducción. También depende de lo que haya pedido el cliente.
León:
Cualles son los margenes superior, ingferior, izq,, derecho que hay que dejar para una traduccion legal?
Gracias x tu respuesta anterior.
Hola:
La verdad es que no sé porque «traducción legal» es un término muy amplio.
Existe un formato legal (o existía) en Word con unos determinados márgenes, pero no lo uso.
En una traducción jurada, si se imprime en papel timbrado, hay que dejar arriba 6,9 (cm) de margen por el encabezado del timbre (si no se dejara, se imprimiría texto encima del timbre).
En los lados izquierdo y derecho lo suelo reducir a 1,5 o como mucho a 1,1 (si no, al imprimir, se sale de la impresión).
Abajo suele haber 3 cm pero en muchos casos lo reduzco, porque si no, no me cabe el texto. Por ejemplo, en documentos como los expedientes académicos o documentos que tienen muchas filas, tengo que reducir el margen inferior para que quepa el texto en los mismos folios que el original.
También es posible ponerlo en distintos folios que el original, pero es preferible (en mi opinión) seguir el mismo patrón del original.
En la pestaña que ahora se llama «Disposición» en Word (en versiones anteriores lo llamaban «Diseño» y venía repetido «Diseño» «Diseño»), bajo «Márgenes» se puede personalizar una configuración. Ahora tengo en «última configuración personalizada» – 6,9 – 1,1 – 1,1 – 0,9. No obstante, no suelo tenerlo tan justo a los lados y en el margen inferior pero es un poco según el documento que esté manejando en ese momento.
Un saludo,
Leon Hunter
Hola!! Buenas tardes!! Tengo una duda que quizás aquí me podrían aclarar y es que tengo que traducir un certificado de nacimiento del inglés-español ¿tendría que hacerlo en el formato del original, es decir, respetando la estética de ese documento, o simplemente con el contenido traducido basta?
Otra pregunta sería ¿Dónde pongo el sello?
Gracias!!
Hola:
No hay una norma al respecto.
En principio, nosotros sí que seguimos el formato del original.
El sello – en la traducción – debe figurar:
1.- Debajo de la certificación en la página de la certificación;
2.- Se recomienda y se suelen sellar todas las páginas de la traducción pero si no te cabe en la esquina inferior derecha o izquierda, se pueden aprovechar también márgenes o – incluso – hay gente que aprovecha el hueco del papel timbrado para ponerlo arriba (porque no se recomienda sellar encima del texto de una traducción y no tendría sentido hacerlo tampoco).
En cuanto al sello en el original (es el sello y la fecha, por ejemplo 27-02-2021) hay un poco más de libertad. No se debe sellar tampoco encima del texto pero hay que considerar que solo es una copia del original y que, por tanto, el cliente muchas veces va a aportar otro original y – en todo caso – si quisieran hacer alguna comprobación, podrían acudir a ese original.
Wow,, muchísimas gracias por los consejos. Me encanto su presentación.
Me parece super interesante las consultas, ya que nos ayudan a todos. Mi consulta es, debo firmar y sellar una traducción libre, o solamente las juradas.
Hola, muiy bunas. Mil gracias por este artículo que ha roto con varios mitos que traía en mente, como desesperarme crear una fotocopia del texto fuente. Tengo una duda que me gustaría poder resolver. Cuando un cliente me solicita una traducción sin formato, solo el texto en bruto, por decirlo de alguna manera, ¿debo utilizar algún tipo de fuente en particular o alguna que sea más aceptable que otra? Saludos.