Sobre facturaciones y burocracias
Recientemente he estado haciendo la facturación del final del mes y me he dado cuenta de lo mucho que algunas empresas (de traducción y no de traducción) nos complican la vida para cobrar todo ello en contra de la ley de plazos de pago que establece un plazo máximo (en el momento de publicarse este artículo) de 85 días a partir de la entrega del producto o servicio. Y ya sé que estaréis pensando «claro, claro, para no pagar«. Sin duda hay una parte de eso pero no es menos cierto que hay empresas empecinadas en crear procedimientos burocráticos porque piensan que así trabajan mejor. Y frecuentemente no es el caso.
¿ Burocracias catalanas?
Viendo la lista de empresas a las que iba a criticar en el post me llama fuertemente la atención que la mayoría son de Catalunya. Bueno, no todas porque una es de Zaragoza y otra es de Valencia. Igual se les ha pegado algo por la cercanía o simplemente es casualidad 🙂 En cualquier caso, sí diré que las empresas catalanas tienden a ser muy rígidas con los procedimientos de facturación y podrían tratar de relajarlos un poco.
Mándenos un fax firmado
Esta costumbre muy molesta está muy arraigada en ciertos sectores. Hasta tal punto llega el empecinamiento que tenemos una campaña en «stand-by» con una empresa desde marzo y ellos insisten en que les mandemos el fax firmado cuando ya hemos aceptado todas las condiciones y hemos pagado el servicio.
Tendría sentido pedir el presupuesto firmado a una persona o empresa que no ha pagado un servicio para luego poder utilizar ese documento como prueba de la aceptación del encargo, por ejemplo, si el cliente se niega a pagar un servicio. Entonces, si el cliente «se pone chulo» o dice que no ha contratado o no ha aceptado un servicio X nosotros tenemos nuestro fax firmado con su firma.
Sin embargo, lo que no tiene ningún sentido es pedirle a alguien que ya ha dicho por email por activa y por pasiva que acepta el presupuesto y que de facto ha aceptado el presupuesto pagando el servicio por adelantado.
Preguntada sobre el porqué de la insistencia del fax firmado, la secretaria nos aseguró que era imprescindible que ella tuviera «su carpeta con toda la documentación firmada y mandada por fax«. Y luego se extrañan de que la empresa española es poco competitiva en el exterior. Porque aún siendo una empresa especializada en márqueting digital o nuevas tecnologías no les ha llegado la renovación y siguen en el «mundo 1.0» de faxes firmados y carpetas de papel.
Mande la factura el día 25 con fecha del 30
Tal vez esta sea una de las peticiones más curiosas que nos han hecho. Se trata de una agencia de traducción que da unas instrucciones de facturación muy detalladas en las que insisten que los traductores enviarán la factura el día 25 con todos los encargos del mes, pero con fecha del 30.
Lógicamente esta petición es un fastidio y es muy difícil de cumplir porque si yo emito la factura número 20 el día 25 con fecha del 30… ¿qué haré si otro cliente me pide una factura por un trabajo realizado entre el día 25 y el día 30? Difícilmente le podré decir a una persona que espera con urgencia una factura: «no, espérese cinco días a que le emita la factura porque una agencia española me ha pedido que les emita una factura el día 25 con fecha del 30 y como van correlativas las facturas, ya tengo una emitida con fecha del 30 y no puedo emitir ninguna factura a nadie durante esos cinco días que los tengo pillados por la burocracia.«
Manuales de facturación y procesos administrativos
Los hay que – no contentos con mandar unas instrucciones de facturación (que pueden ocupar una hoja o a lo sumo dos caras si se traducen a otro idioma también) mandan manuales enteros.
Y, además, lo actualizan frecuentemente y lo envían en copia a todo quisque.
Así. una agencia de traducción nos mandó recientemente un «manual de procesos administrativos» de ¡¡22 páginas!! y de «lectura obligatoria para todos los proveedores«.
Mándenos el certificado de contratistas y subcontratistas
Aunque no hay nada en la ley que lo diga, se ha puesto de moda pedir el certificado. En algún momento (esperamos) Hacienda hará números de los miles o millones que le cuesta al año la emisión y envío de estos certificados y los abolirá. Mejor aún sería que hicieran pagar una tasa a la empresa que los pide (y así cubren el coste y de paso se piensan si les interesa realmente pedirlo o no).
Lo cierto es que no vemos la utilidad que tiene para una empresa de traducción (ni para muchas otras) pedir a todos los proveedores sistemáticamente el certificado de contratistas y subcontratistas.
Y, por supuesto, no es cierto eso de «si no nos lo mandas, no te podemos pagar«.
Cuestionarios para proveedores
Es otra cosa que se han sacado X empresas de la manga para entretener al proveedor. Y añaden también aquella coletilla de «y si no nos envía todo relleno, no le podemos homologar como proveedor y pagarle la factura«. Por supuesto, no te dicen antes de hacer el encargo y entregarlo que tienes que rellenar un cuestionario de tropecientas preguntas en las que es obligatorio detallar aspectos tan relevantes para una empresa de traducción como las siguientes:
¿Tiene la empresa implantado un Sistema de Gestión Ambiental?
¿Tienen establecido un plan de vigilancia ambiental?
¿Realizan pruebas de inspección antes de la entrega de suministros?
¿Quién es la persona de contacto del departamento de ingeniería?
En fin, ante estas preguntas (u otras similares) solo nos queda agudizar el ingenio y esperar que la respuesta satisfaga.
Mándenos la factura por correo y se la pagamos cuando la recibamos
– «Pagamos a 60 días*», decía una agencia.
…y en la letra pequeña: (* a fin de mes a partir del momento en el que recibamos la factura por correo postal).
Así si la mandas el día 20 de julio, les llega el uno de agosto y no te pagan hasta finales de octubre.
Venga a la oficina a recoger el cheque
Esta es una práctica de una agencia o dos, no más. Yo fui una vez y me sentí como el pobrecito guachupo que va arrastrándose a que le pague la gran señora y dueña de la hasienda (así – con «s» – porque era tipo telenovela colombiana o venezolana de grandes patronos con grandes extensiones de tierra). Al poco tiempo me harté y decidí que no me salía a cuenta hacer el viaje a ver a la «doñita» por los 100 o 200 euros de cheque que daba una vez al mes a partir del día 10.
¿Atraso?
Pese a la tecnología y los avances, vemos que un gran número de empresas siguen ancladas firmemente en los años 90 (o antes) en cuanto a facturación se refiere. Esperemos que se apunten pronto a la moda 2.0, a la 3.0, o a cualquier otra que nos facilite un poquito la vida a los traductores.
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10 reflexiones sobre “Sobre facturaciones y burocracias”
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A las agencias de traducción «no les interesa» entender que los traductores son empresarios autónomos (véase la acepción 2 de autonomía en el DRAE) y no sus empleados. Aunque, en el fondo, son perfectamente conocedoras de que los traductores son sus proveedores y ellas sus clientes.
Las agencias de traducción constituyen el único sector en el que los clientes imponen sus condiciones de pago a los proveedores. Es tan absurdo, como si los traductores fuésemos al mercado. y le dijésemos al tendero: te compramos un kilo de patas, a tres cents de euro el kilo, y te las pagaremos dentro de tres meses…
Las empresas de traducción preguntan por tus condiciones. Si les interesa, colaboran progresivamente contigo. Primero, un trabajo pequeño, sin grandes exigencias. Luego, algo de tipo mediano, más complejo, y así sigue. Y si no, no vuelves a saber más de ellos. Es la diferencia sutil, pero evidente, entre agencias de traducción y empresas de traducción.
Las «empresas de traducción» son «otro mundo».
Las empresas que todavía trabajan con fax deberían pensar para qué utilizan el fax grandes empresas como Vodafone: únicamente para hacerte la puñeta. El único procedimiento que debe hacerse por fax es la reclamación monetaria y lo hacen para que no te molestes, porque saben que muchas personas (y algunas empresas) no tienen fax. El fax debe morir. A esa secretaria yo le diría que, si recibe un documento escaneado y firmado por correo electrónico, también lo puede imprimir y guardarlo en esa carpetita mágica. Pero seguro que ya se lo has dicho e insiste en que debes enviar un fax.
¿Para qué sirve el certificado ese de contratistas? ¿Para comprobar que una empresa está al día de los pagos con Hacienda y la SS? Si es así, tiene sentido pedirlo.
El manual administrativo de 22 páginas tiene sentido, porque seguro que, haciendo las cosas bien, solo te interesan un par de puntos de todas esas páginas, porque el resto ya lo haces como te lo piden. Lo harán para cubrirse las espaldas ante los proveedores que son un desastre en administración, digo yo. Lo del cuestionario sí que me parece una tontería innecesaria: mucha ISO y poca chicha…
En fin, luego andan los Sarkozys y las Mérkeles del mundo diciendo que los sureños no somos competitivos. Si, en lugar de buscar más eficiencia, nos entretenemos añadiendo procedimientos chorras para marear, así nos va.
El fax debería abolirse directamente, que estamos bien entrados ya en el siglo XXI. En la administración pública pasan cosas parecidas; mi chica es profesora de secundaria, y la comunidad autónoma tiene un sistema de gestión online bastante útil para profesores y maestros, a través del que puedes enviar tus bajas, descargar tu nómina, notificaciones y demás; también sirve para enviar mensajes a la consejería de educación por si hay alguna incidencia con el sistema o, por ejemplo, con tu nómina; invariablemente te responden “envíenos un fax”, por muy autenticado que estés en el sistema y por bien que se lo hayas explicado en el mensaje. Living in the Past.
Por regla general, la cantidad de trabajo que te proporciona un cliente y la calidad de este es indirectamente proporcional al papeleo que exige y a la cantidad de trabas y cortapisas que pone. Resumiendo: más papeleo engorroso y más exigencias = menos probabilidades de trabajar a gusto con el cliente en todos los aspectos. Mis mejores clientes (a saber, los que pagan mejores tarifas, no regatean, no lo quieren todo para ayer, me mandan trabajo periódicamente y entienden que yo soy una proveedora de servicios independiente, y no una asalariada suya) me han pedido, a lo sumo, que firme un contrato de confidencialidad o que incluya en las facturas ciertos datos (número de PO, etc.), pero nada más. Sin tediosos cuestionarios para proveedores, sin fecha fija de envío de facturas (¿qué es eso de emitir una factura el día 25 con fecha del día 30?, ¿¿eso es legal??), sin manuales administrativos de chorrocientas páginas, sin certificados de contratistas. También debo decir que, «casualmente», esos clientes son extranjeros (de Alemania, Suiza, etc.), lo cual demuestra una vez más que, con honrosas excepciones, el mercado español es poco o nada interesante. Ojalá llegue pronto el siglo XXI a ciertos sectores españoles, incluida la traducción jurada.
Por cierto, a propósito del certificado de contratistas y su razón de ser:
El certificado de contratistas y subcontratistas tiene su razón de ser y fundamento en el concepto de “responsabilidad subsidiaria”. La idea es simple: Hacienda puede reclamar subsidiariamente a las personas físicas o jurídicas que hayan contratado servicios con operadores que no estén al corriente de sus obligaciones fiscales. El certificado del que hablamos es un medio más del que Hacienda dispone a fin de delegar la tarea de control en los propios administrados. La obtención del certificado, exime a la parte receptora de la prestación de la asunción de tal responsabilidad.
Tiene narices que el cliente tenga que andar controlando si el proveedor está al corriente de sus obligaciones fiscales. Digo yo que si este trabaja en negro, la responsabilidad debería ser única y exclusivamente suya, ¿no? En definitiva, otra forma de que nos vigilemos los únicos a los otros en nombre de doña Hacienda.
Un saludo,
Isabel
Fe de erratas: «… de que nos vigilemos los unos a los otros».
> (¿qué es eso de emitir una factura el día 25 con fecha del día 30?, ¿¿eso es legal??)
Ja, ja, ja… Me parto 🙂
El fax debería abolirse directamente, que estamos bien entrados ya en el siglo XXI.
Estoy de acuerdo… Y debería ir a la lista de gastos inútiles de la administración pública (y no pública).
> El único procedimiento que debe hacerse por fax es la reclamación monetaria […]
La agencia de recobros con la que trabajo yo manda las reclamaciones por email en primer lugar, en segundo lugar por burofax por SMS (existe una versión del burofax en SMS) y en tercer lugar por burofax tradicional con notificación postal.
>Las agencias de traducción constituyen el único sector en el que los clientes imponen >sus condiciones de pago a los proveedores.
Allí no estoy del todo de acuerdo. Precisamente nosotros trabajamos con muchos clientes directos que no son de traducción y nos imponen sus tediosas condiciones de facturación… Hasta que nos cansamos y buscamos a clientes mejores 🙂
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