Blog de traducción

En 2008 (y años anteriores) los gastos desgravables (o deducibles aunque aquí no vamos a ser muy técnicos en el uso del término) eran un tema de moda. En todos los foros y listas de correo de traductores autónomos siempre había algún hilo. En aquella época, al tener muchos de nosotros grandes facturaciones era importante pagar lo menos posible porque se pagaba mucho, muchísimo. A partir de finales de 2008 (hasta ahora) ha dejado de ser un tema tratado porque prácticamente nos comían los gastos. Y algunos – incluso – hemos llegado a situaciones de rendimiento negativo.

Subidas de impuestos

Ahora se vuelven a poner de relieve los gastos desgravables con las subidas previstas de impuestos y la profundización de la crisis económica. Tal vez estar muy informado de todo lo desgravable sea la única forma de mantenerse a flote… No dejamos de advertir que el futuro de la nación también depende de la responsabilidad fiscal de cada uno. Ese es un tema al que antes tampoco se le daba demasiada importancia. Y es que hay que pagar los impuestos para que el país prospere.

No obstante, a nadie le gusta pagar de más. Y tal y como están las cosas ya no es cuestión de que te guste o no te guste. Simplemente es que no puedes pagar más de la cuenta porque no tienes nada que dar.

Gastos desgravables

He hecho un «brainstorming» sobre todos los gastos desgravables que se me ocurrían para traductores autónomos. En esta parte del artículo tendría que aparecer también la «exención de responsabilidad» (disclaimer). Es muy posible que en una inspección fiscal te echaran abajo unas cuantas facturas. A veces será justificadamente y otras no (las tendrás que pelear, si merece la pena).

Lo mejor: buscarse a un gestor de confianza

Este no es un artículo de un especialista tributario y simplemente nos guiamos por lo que nos cuentan «por ahí» (que no siempre es verdad). Recomiendo encarecidamente a todo el mundo contar con un gestor de confianza para preguntar sobre gastos que se pueden o no se pueden desgravar.

No obstante, muchas veces las gestorías no nos dan ideas sobre qué podemos desgravar. Algunas pecan de demasiado cautas, así que frecuentemente tenemos que ser nosotros los que nos informemos sobre si tal o cual gasto desgrava o no desgrava. Otras veces, no nos informan por desconocimiento o por exceso de trabajo. Por eso, somos nosotros los que nos tenemos que informar de qué gastos podemos meter para pagar menos. Y saber, en nuestra actividad concreta (traductores autónomos), qué cosas suelen desgravar nuestros compañeros y cuáles no.

¿Qué tipo de gastos pueden rechazar?

Tal vez sea aconsejable empezar por aquí…

Facturas que no reúnan todos los requisitos: porque faltan datos como el NIF, etc. A mí me rechazaron una de equipo informático porque se habían equivocado al poner mi NIF. Aunque todo lo demás estaba bien (nombre, dirección) dijeron que no, que según la ley de tal de cual no valía la factura. Ante eso, puedes ir a la tienda a ver si te pueden emitir otra.

Reglamento de facturación

Reglamento de facturación vigente: Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación

El reglamento de facturación es útil para consultar dudas muy técnicas. En un caso, me quejé a una empresa porque decían que no podían emitir factura en el momento del pago. Querían que esperara hasta la entrega de la mercancía. Además, decían que tenía que ir yo a por la factura a su tienda y no la podían mandar. Entonces miré los artículos del reglamento de facturación y les argumenté que no era correcto lo que decían. No era correcto que no expedieran factura en el momento de la venta. Y tampoco era correcto que no mandaran ellos factura a un profesional o empresa.

Restaurantes y bares / taxis

Facturas (o recibos) de restaurantes y bares: se ha limitado mucho esta partida y a partir de 2015 para sociedades queda limitado al 1% de la cifra de negocios. Para más información, podéis consultar este artículo sobre la deducibilidad de gastos por comidas, viajes, etc. También se plantea si el IVA de estos gastos es o no deducible (cuestión importante) y la exigencia de tener factura (otra cuestión también muy relevante).

Taxis: puedes pasar algún apuro justificando estos gastos sobre todo si faltan datos. Se pueden agarrar a que no figura el origen y destino del viaje (casi ningún taxista lo pone)…

Gastos de formación

Los gastos de formación tienen que tener que ver con tu actividad. Por ejemplo, para un traductor autónomo, un curso de traducción es un gasto de formación. También existen ciertas bonificaciones en la Seguridad Social. Estas bonificaciones son para los autónomos y para los empleados de empresas. Muy lamentablemente, no son extensivas a los administradores de las sociedades. Entonces, nos encontramos con la paradoja de que los empleados pueden bonificar un curso y su jefe (que les tiene que coordinar) no puede.

Gastos de formación que no tengan que ver con tu actividad: cuando trabajaba en redacción de contenidos como freelance estaba dado de alta en el IAE como «redacción multimedia». Sin embargo, cuando hice un curso de periodismo digital, dijo Hacienda que no, que periodismo digital y redacción multimedia no tiene nada que ver. Que son cosas totalmente y completamente distintas 🙂 Afortunadamente conseguí convencerles de lo contrario.

¿Y qué gastos son desgravables?

Teóricamente todos los que tengan que ver con la actividad, y échale imaginación. En la lista TRAD (Traducción en España) hay debates interesantísimos en los archivos de la lista sobre lo que unos y otros opinaban sobre gastos desgravables y no desgravables.

Cualquier cosa susceptible o sospechosa de «uso personal» puede acabar en la categoría de «no desgravable«.

Entonces pueden decir los traductores autónomos del sector audiovisual que la televisión la ha desgravado porque la utiliza para su trabajo (cierto). O puede decir un traductor de videojuegos que necesita una consola para trabajar (también cierto). Y un traductor literario puede decir que se ha desgravado libros que necesita para su trabajo.

También hay que distinguir entre gastos que son válidos a efectos de IVA y los que no, como los tickets de restaurantes que no desgravan IVA pero sí desgravan de IRPF como «gastos de representación».

Difícil justificación

En cuanto a pequeños gastos de material de papelería, gastos sin factura de compras realizadas por Internet, etc. insistiendo mucho puede que convenzas al gestor para que te los incluya en «gastos de difícil justificación».

Es muy problemático el comercio electrónico y la no aceptación de estos gastos. Cuentan los traductores de otros países que un movimiento bancario o de PayPal vale para justificar un gasto. Aquí estamos a años luz de eso.

Declaraciones Intracomunitarias

Es muy fastidioso también que haya que presentar una declaración de IVA aparte para operaciones intracomunitarias. Prácticamente todas las redes sociales y empresas de tecnología están domiciliadas en Irlanda y Luxemburgo. Las PYMES y autónomos tenemos que presentar declaración extra (otro papeleo) para estos gastos e ingresar el IVA.

Y te pueden multar… Pues sí, a nosotros nos multaron 300 euros por «errores aritméticos» en la declaración intracomunitaria.

Es un debate ideólogico aparte si estamos de acuerdo o no en que X empresas se domicilien en Irlanda y Luxemburgo.

Lo que sí está claro es que si el gasto va a dar guerra y no se puede desgravar, es que no interesa hacerlo. Es mejor buscar una empresa española que ofrezca lo mismo y dé facturas con IVA.

Número de operador intracomunitario

Estas facturas las pueden pedir todos los que tengan número de operador intracomunitario. Este es un número que los traductores autónomos debemos pedir ya que frecuentemente realizamos operaciones con clientes extranjeros.

La necesitamos tanto para pedir facturas (de redes sociales, informática) como para emitir facturas a clientes extranjeros.

Comercio electrónico

Como digo, es muy problemático en España la declaración de facturas de comercio electrónico. Parece que siempre hay algo mal, o que no las aceptan por algún motivo. A estas alturas, ya no decimos nada. Solo que las PYMES vamos a la zaga y que nos estamos apuntando a menos cosas tecnológicas por miedo a que no nos acepten las facturas. Tanto las de ingresos como las de gastos.

¿Y quién te prohíbe incluir los gastos: el gestor o Hacienda?

Muchas veces nos encontramos con gestorías «más papistas que el Papa» que son la verdadera barrera a la inclusión o no de gastos. Puede que por un pequeño gasto de 5 euros en lápices (que tú insistes en incluir por X motivos y porque estás seguro de que es un gasto profesional) te encuentres con la resistencia del gestor a incluir esos gastos.

Puede ocurrir que el gestor desconozca tu actividad o que desconozca dónde trabajas y que haya que dar alguna explicación. Sobre todo en el caso de los traductores autónomos que es una cosa muy desconocida.

Los gastos desgravables del futuro

Tal vez los traductores del futuro se planteen nuevos dilemas en cuanto a gastos desgravables / no desgravables… Las cuentas premium de redes sociales y aplicaciones son un ejemplo de un gasto que pasa de ser puro entretenimiento personal a ser un «must have» en la nueva era. Son gastos de promoción y publicidad. De hecho, muchas personas ya se están desgravando los gastos de publicidad de redes sociales. 

Categorías de gastos

Tal vez sea útil incluir un listado de categorías de gastos para que cada uno vaya haciendo cuentas de lo que gasta y en qué categoría se encuentran los gastos. No solo es útil a efectos de desgravación sino también para ver en qué se nos va el dinero e, incluso, para ver si nuestra actividad profesional es rentable o no.

Entre los gastos más comunes de los traductores autónomos tenemos:

• Alquileres
• Compra de equipos informáticos
• Compra de mobiliario de oficina
• Correos
• Electricidad, agua, gas… (suministros en general)
• Gastos de viaje – restaurantes (representación) y dietas
• Gestoría – asesoría
• Libros, diccionarios, publicaciones
• Limpieza (limpiadora, contrata de limpieza, material de limpieza)
• Mantenimiento web, dominios
• Material de oficina, materiales fungibles, cartuchos, papelería
• Notarios, abogados
• Portes y mensajería
• Publicidad y marketing
• Reparaciones
• Teléfono (fijo y móvil)
• Seguros (responsabilidad civil, etc.) y salud privada (deducible hasta 500 euros — pero cuidado porque puede cambiar en cualquier momento, así que os conviene informaros antes)
• Otros gastos diversos

También pueden incluirse servicios externalizados (atención telefónica, servicios de gestión de recobros, etc.); servicios contratados a profesionales (traducciones, revisiones); nóminas y salarios de personal y los impuestos que genere la actividad.

Más entradas sobre fiscalidad para traductores autónomos:

– FAQ de fiscalidad para traductores autónomos

– La traducción y el IVA

Posdata:

Quisiera recalcar que (como ya se ha dicho al principio del artículo) Hacienda puede y tiene todo el derecho a cuestionar gastos no deducibles. O aquellos que no reúnan los requisitos necesarios. Recomiendo siempre prudencia y añado que no es cuestión de «a ver si cuela» porque uno tiene que estar muy seguro sabiendo que si «no cuela» eso tiene unas consecuencias económicas que son:

– Devolución de lo deducido en IRPF e IVA (si procede);

– Pago de intereses de demora desde la fecha en la que Hacienda debió percibir ese dinero (y si tardan años en inspeccionarte o en darse cuenta, los intereses de todo ese periodo que tarden);

– Apremios y multas.

Por tanto, si uno se decide a desgravar algo es porque está muy convencido de que es lo justo y lo procedente y a defender el gasto a capa y espada si hiciera falta. O porque ya ha consultado y sabe a ciencia cierta que el gasto es deducible (también se puede llamar a Hacienda para consultar, no muerden).

Desinformación

No obstante, me ha parecido interesante escribir este artículo porque todavía nos encontramos muchos casos de gente que no desgrava apenas nada. O gente que de repente dice: «¡Ay! ¿Y el Internet era deducible? ¡Y yo sin saberlo! ¡Que tonta soy!» (por poner un ejemplo). Porque Hacienda nunca te va escribir para decirte que pagas de más. De hecho, creo que incluso va en contra de los reglamentos hacerlo ya que no tienen obligación de informar a nadie de cantidades ingresadas de más ni pagadas de más. Su trabajo es recaudar lo más posible.

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